מדריך למשתמש ProSchedule

ProSchedule עוזר לנהל עבודת משמרות בסניפים: לבנות סידורי עבודה לעובדים ולמנהלים (כולל באופן אוטומטי), לתעד את שעות העבודה בפועל, לחשב את דיוק התכנון ואת עלות העבודה. כל אלה נשענים על נתוני בסיס וכללים שמוגדרים פעם אחת וחלים על הארגון כולו (הבלוק "מנהל מערכת"), ועל ההגדרות של סניפים ספציפיים (הבלוק "סקירה כללית").

אפליקציית המנהל ברשת והקבינט ברשת של העובד נפתחים באותו דף כניסה: למעלה הלוגו וכפתור הגלובוס לבחירת שפה (Русский, English, עברית, O'zbekcha), ובמרכז הטופס. אפשר לבחור את השפה עוד לפני הכניסה, והיא נשמרת בדפדפן הזה; בעברית הדף נפרש מימין לשמאל, וכתובות וקודים נשארים משמאל לימין.

כניסה עם קוד. הזינו את כתובת הדוא"ל של העבודה בשדה דוא"ל ולחצו שלח קוד. קוד חד-פעמי יגיע בדוא"ל, והטופס יעבור לשלב הזן את הקוד עם הכתובת שאליה נשלח; הקישור ערוך מחזיר להזנת הדוא"ל. הקוד נבדק מיד כשהספרה האחרונה מוזנת (או בכפתור אמת). אם הקוד שגוי, מתחת לתאים מופיע קוד שגוי ואפשר להקליד אותו שוב. מתחת לתאים רצה ספירה לאחור של שתי דקות; בסופה מופיעים הקוד פג תוקף והקישור שלח קוד שוב. קודים נשלחים בדוא"ל בלבד — אין כניסה לפי מספר טלפון.

Telegram, ‏Apple ו-Google. מתחת לטופס, אחרי השורה או, נמצאים כפתורי הכניסה דרך Telegram, ‏Apple ו-Google: סמלים עם תיאורי הכלים כניסה עם Telegram, כניסה עם Apple ו-כניסה עם Google (כשיש דרך אחת בלבד — כפתור רחב עם הכיתוב הזה). כפתור מוצג רק אם מנהל המערכת הפעיל את הדרך הזו בשרת שלכם, ולכן ערכת הכפתורים יכולה להשתנות בין שרתים. השירות רק מאשר מי אתם, והשרת מחפש את כרטיס העובד: ב-Google וב-Apple כתובת הדוא"ל המאושרת צריכה להיות זהה לגמרי לכתובת שבכרטיס, וב-Telegram שם המשתמש — לשם הכניסה. הכפתורים האלה לא יוצרים חשבונות חדשים.

אם הכניסה לא הצליחה, הסיבה מוצגת מעל הטופס:

• לא נמצא כרטיס עובד התואם לחשבון הזה — קוד או Telegram אישרו כתובת או שם שאין באף כרטיס; אחרי Google או Apple ההודעה מציינת את הכתובת המאושרת ומציעה להתחבר עם קוד או לבקש מהמנהל להוסיף את הכתובת לכרטיס;
• לחשבון הזה אין גישה לאפליקציית המנהל. פנה למנהל המערכת. — הכרטיס קיים, אבל התפקיד של העובד פועל רק בסידור העבודה; עובדים כאלה נכנסים לקבינט ברשת;
• Apple מסתירה את הכתובת ("הסתרת הדוא״ל שלי") — הכתובת הזמנית של Apple לא תתאים לכרטיס: בהגדרות חשבון Apple הפסיקו להשתמש ב"התחברות עם Apple" עבור ProSchedule, התחברו שוב ובחרו "שיתוף האימייל שלי";
• השירות לא ענה או שהכניסה בוטלה — הדף מציע לנסות שוב או להתחבר עם קוד.

כניסה עם סיסמה — בקבינט ברשת של העובד. הקישור כניסה עם סיסמה מעל שדה הדוא"ל מעביר את הטופס לשדות אימייל, טלפון או מספר עובד ו-סיסמה, והקישור כניסה עם קוד מחזיר בחזרה. הקישור שכחת סיסמה? שולח בדוא"ל קישור לסיסמה חדשה — כמו באפליקציה לנייד.

המערכת בנויה כשרשרת תכנון. נתוני הבסיס ותקני התכנון קובעים את הכללים: המבנה — איפה אנשים עובדים; הצוות והתפקידים — מי ועם אילו הרשאות; הפריסה והמבנה האידיאלי — כמה אנשים נדרשים בהיקף מכירות נתון; סוגי המשמרות — באילו משמרות עובדים המנהלים; ההגדרות הכלליות — לפי אילו כללים הכול מחושב. על הכללים האלה פועלים התהליכים היומיומיים: סידורי עבודה, נוכחות ודוחות.

המדריך מורכב מבלוקים. הבלוק "מנהל מערכת" עוקב אחרי סדר לשוניות האזור — מ"חברי צוות" ועד הפירוק של הלשונית "הגדרות" פרמטר אחר פרמטר. הבלוק "סקירה כללית" מתאר את ההגדרות של סניף ספציפי. הבלוקים "סידור העובדים" ו"לוח המנהלים" — את העבודה היום-יומית עם הסידור השבועי והלוח החודשי, "משמרת" ו"דוח שעות" — את השעות בפועל, "PPR" — את הרכב הצוות של הסניפים. בהמשך יתווסף הבלוק "דשבורדים". לכל פרמטר מצוין:

• מה זה — הייעוד במילים פשוטות;
• איך זה עובד — המנגנון: מתי המערכת פונה לפרמטר ומה בדיוק היא עושה;
• על מה זה משפיע — תגיות המודולים המושפעים: שיבוץ אוטומטי עורך הסידור דוח שעות ועוד.

גבולות הערכים בכרטיסים (מינ׳/מקס׳/צעד) תואמים את מגבלות השדות בממשק. צילומי המסך משוחזרים באופן סכמטי: הפריסה והתוויות תואמות את המסך האמיתי, הנתונים — להמחשה בלבד.

בקצה כותרת כל עמוד, בין גלגל השיניים מנהל מערכת לאווטאר, נמצא הפעמון התראות. העיגול האדום עליו הוא מספר ההתראות שלא נקראו (מעל 99 מוצג «99+»). לחיצה פותחת את החלונית ישר בלשונית לא נקרא; יש שלוש לשוניות, ולכל אחת מונה משלה:

• הכל — תיבת הדואר הנכנס: כל מה שעדיין לא הועבר לארכיון, שנקרא ושלא נקרא יחד;
• לא נקרא — רק מה שלא נקרא;
• ארכיון — מה שהעברתם לארכיון. הארכיון נשמר בנפרד מהדואר הנכנס: כמה התראות שלא יצטברו בו, הן לעולם לא ידחקו את השוטפות ולא ייספרו על הפעמון.

בשורת התראה מופיעים סמל הסוג (עם נקודה כל עוד לא נקראה), שם הסוג, הפרטים (סניף, שבוע, שמות עובדים), לפני כמה זמן הגיעה, ואם יש לאן לעבור — כפתור צפה שפותח את לוח הזמנים או את עמוד ה-PPR הקשורים. סימן ה-✓ בסוף השורה הוא סמן כנקרא; הוא קיים רק בשורות שלא נקראו. שני הכפתורים בכותרת החלונית פועלים על הכל בבת אחת: סמן הכל כנקרא (מושבת כשאין מה לקרוא) ו-ארכב נקרא, שמעביר כל התראה שנקראה מהדואר הנכנס ללשונית ארכיון (מושבת כל עוד אין בדואר הנכנס אף התראה שנקראה). לשונית ריקה מציגה אין עדיין התראות.

אילו התראות מגיעות, ולמי:

התראה ממוענת לאדם, לא למשרה: לכל נמען סימון «נקרא» משלו וארכיון משלו. רשימות הנמענים נבנות ברגע האירוע לפי התפקידים והמבנה הנוכחיים; אילו תפקידים מקבלים התראות על משמרות בפועל נקבע בחלון «פרמטרי התראות» של התפקיד.

בקבוצת הכפתורים שבצד שמאל של הכותרת, הכפתור הראשון (הימני שבהם) מחליף את המראה: הירח מפעיל ערכת נושא כהה, השמש מחזירה ערכת נושא בהירה (כך כתוב גם ברמז שעל הכפתור). הבחירה נשמרת בדפדפן של המכשיר הזה — במחשב או בטלפון אחר בוחרים את ערכת הנושא בנפרד; כל עוד לא נבחרה, העמוד בהיר. צבעי הסטטוסים בערכת הנושא הכהה זהים לאלה שבערכה הבהירה, רק רכים ובהירים יותר, כדי שייקראו היטב על רקע כהה.

בטלפון ובמסך צר (טאבלט, חצי מסך):

• קישורי הדפים, מנהל מערכת ומדריך למשתמש מרוכזים בתפריט ☰ בצד ימין של הכותרת; בצד שמאל נשארים ערכת הנושא, הפעמון והאווטאר;
• חלונות נפתחים כגיליון שעולה מתחתית המסך (הגדולים — כמעט על כל המסך); סוגרים אותם באיקס שבפינה או בכפתור סגור;
• טבלאות רחבות נגללות הצידה בתוך הכרטיס שלהן; בטבלאות הצוות, דוח השעות, PPR ולוח המנהלים עמודת השם נשארת במקומה;
• סרגל המסננים בראש העמוד אינו מקובע ונגלל למעלה יחד עם העמוד, כך שהמסך מתפנה לנתונים;
• ברשת היום מציירים ומזיזים משמרות בעכבר, ולכן בטלפון את זמן המשמרת קובעים בכפתור השעון בשורת העובד — החלון פרמטרים של משמרת.

כשאין מה להציג, במקום הטבלה מופיע כרטיס אפור עם הסבר — בלי שורת הכותרות של טבלה ריקה מעליו. יש שני מקרים:

• עדיין אין נתונים — הכרטיס מסביר מאיפה הם מגיעים, וכשאפשר מוביל למקום שבו מזינים אותם (למשל לצוות בלשונית "תוכנית פעולה" או עדכן צוות הסניף בלוח זמנים ריק של מנהלים). המסננים והכפתורים הקבוצתיים מוסתרים אז: אין להם מה לסנן;
• יש נתונים, אבל מסנן או חיפוש לא מצאו דבר — המסננים נשארים, ובכרטיס לא נמצא דבר יש כפתור אפס מסננים. כך פועלים גיליון הנוכחות, הדוחות, "תיקונים", PPR ולשוניות הניהול.

קישור ללוח זמנים שנמחק או שאינו קיים פותח את הכרטיס לוח הזמנים לא נמצא עם הכפתור לסקירה הכללית.

האזור גלוי רק למשתמשים שלתפקידם מופעלת ההרשאה מנהל (מוגדרת בלשונית "תפקידים", ראו את הפרק על התפקידים). משתמשים כאלה רואים בתפריט הראשי את הפריט מנהל מערכת; הכתובת הישירה של האזור — /admin.

בפנים האזור בנוי כתפריט לשוניות אנכי בצד ואזור עבודה לצידו. במסכים קטנים התפריט מתקפל לרשימה נפתחת בראש המסך. המערכת זוכרת את הלשונית האחרונה שנפתחה ותחזיר אתכם אליה בכניסה הבאה.

כותרת הלשונית במסך: חברי צוות, מתחתיה — תיאור קצר ("רשימת כל העובדים במבנה שלכם עם השם, הדוא"ל, המיקום במבנה והתפקיד שלהם."). כל שורה ברשימה — עובד אחד; לחיצה על השם פותחת את הכרטיס שלו.

הכרטיס נפתח בלחיצה על עובד (כותרת פרופיל משתמש) או בכפתור "הוסף חבר צוות" (כותרת הוסף חבר צוות). השינויים מוחלים בכפתור שמור — זהו אחד המסכים הבודדים באזור הניהול עם שמירה מפורשת.

היחידה הארגונית הראשית נבחרת בשדה עם חיפוש בצומתי המבנה; הנתיב הנבחר מוצג כשרשרת תגיות כחולות. "מבנה מותאם" — רשימת יחידות נוספות שהעובד שייך אליהן גם כן (למשל, כדי לתת למנהל בכיר גישה לכמה אזורים); שיוכים אלה אינם נדרסים על ידי האינטגרציה ונוספים בכפתור "הוסף".

מגבלות תכנון אישיות (מוצגות בעריכת עובד קיים). אם לא הוגדר ערך אישי, חל הערך הכללי מהלשונית "הגדרות":

• משך מינימלי של משמרת ומשך מקסימלי של משמרת — גבולות אישיים לאורך משמרת בשיבוץ האוטומטי (צעד 0,5 שעות).
• מקסימום שעות עבודה — מכסה שבועית אישית; המשבץ האוטומטי לא יחרוג ממנה, וחריגה ידנית תודגש בהתראת "חריגה ממכסת השעות השבועית".
• ימים להתעלם מהרצונות — בימי שבוע אלה המשבץ מתעלם מהעדפות העובד.
• חסימת ימים לעבודה — איסור מוחלט: בימי שבוע אלה העובד לא ישובץ בסידור כלל.

התעריף האישי של העובד לחישוב עלות העבודה, עם היסטוריית שינויים. רשומה נוספת בכפתור הוספת רשומת תעריף: תאריך בתוקף מ־, ערך תעריף וסימון תעריף חודשי (שכר ÷ נורמת שעות חודשית). לכל תאריך חלה הרשומה האחרונה שתאריכה "לא מאוחר" ממנו. אם בהגדרות מופעל 'הצמדת תאריך "בתוקף מ־" ל-1 בחודש', תאריך הרשומה החדשה הופך אוטומטית ל-1 בחודש. אם אין תעריף אישי — נלקח תעריף התפקיד, ואחריו תעריף ברירת המחדל (ראו חישוב עלות העבודה).

כאשר מופעלת אינטגרציית עובדים (לשונית "הגדרות" ← "אינטגרציה"), נתוני העובדים מגיעים ממערכת כוח אדם חיצונית. כדי שעריכות ידניות לא יתנגשו עם הסנכרון, חלק משדות הכרטיס ננעלים. כל מתג עריכה ידנית בהגדרות האינטגרציה משחרר את השדה שלו; ואז ערכו אינו נדרס על ידי הסנכרון:

בעץ שני סוגי פריטים. צומת (עיגול כחול עם חץ) — יחידה מבנית מכל רמה: אזור, עיר, חטיבה. צמתים נפתחים בלחיצה ויכולים להכיל צמתים מקוננים וסניפים. סניף (עיגול אפור עם סמל חנות) — נקודת קצה: אין לו פריטים מקוננים. בקצה כל שורה — מספר העובדים של היחידה. מצב הפתיחה/קיפול של העץ נשמר.

• הוספה — הכפתורים צומת וסניף בסוף כל רמה. כפתור "סניף" נחסם כאשר הגעתם למכסת הסניפים של תוכנית התמחור.
• שינוי שם — לחיצה על השם פותחת כרטיס ("צומת" או "סניף") עם השדה שם יחידה; השינויים מוחלים בכפתור "שמור". המפתח (המזהה) אינו משתנה בשינוי שם.
• העברה — גררו את השורה בידית ⠿ ושחררו על הורה חדש. במהלך הגרירה יעדים אסורים מוכהים: אי אפשר לשחרר פריט על סניף, על עצמו או בתוך הצאצאים שלו. בזמן גרירת פריט שאינו ברמה הראשונה מופיע למעלה אזור גרור לכאן כדי להעביר לשורש.
• מחיקה — בכרטיס הצומת/הסניף, בשני שלבים ("מחק" ← "האם אתה בטוח?" ← "אשר"). פריטי הבן אינם נמחקים — הם עולים רמה אחת למעלה, אל ההורה של הצומת שנמחק.
• הרכב הצוות — בכרטיס הצומת מוצגת רשימת "מפקחים" (לצומת) או "צוות" (לסניף); לחיצה על אדם פותחת את "פרופיל משתמש" שלו. ההרכב משתנה דרך כרטיס העובד (שדה "מבנה"), לא מחלון זה.

המסך — טבלת תפקידים עם שמירה מיידית (אין כפתור "שמור" נפרד). בכל שורה לפי הסדר: תגית הצבע של התפקיד, השם, טווח "דירוג תפקיד", וארבעה סמלי פעולה: שמות משרות (תיק), פרמטרי גישה (גלגל שיניים), פרמטרי התראות (פעמון), מחיקה (פח); החיצים ▲/▼ משנים את סדר התפקידים ברשימות. הכפתור הוסף תפקיד יוצר תפקיד בשם "תפקיד חדש" — שנו את שמו מייד.

גלגל השיניים בשורת התפקיד פותח את החלון "פרמטרי גישה — ‹שם התפקיד›". כל סימון נשמר מייד. הקבוצות מלמעלה למטה:

תעריף לתפקיד — עלות שעה לעובדי התפקיד שלא הוגדר להם תעריף אישי: הזינו מספר ובחרו יחידה /שעה או /חודש (שכר חודשי מומר אוטומטית לתעריף שעתי לפי נורמת השעות של החודש). הכפתור "נקה" מסיר את תעריף התפקיד — ואז חל "תעריף שעתי ברירת מחדל" מההגדרות.

רמת אישור דוח שעות — "לא", "רמה 1", "רמה 2" או "רמה 3". דוח השעות מאושר לפי רמות מלמטה למעלה: כל רמה עוקבת סוגרת את אפשרות העריכה ברמות הקודמות. תפקיד יכול לאשר את דוח השעות רק ברמתו; דחייה ברמה עליונה מסירה את אישורי הרמות התחתונות.

הפעמון בשורת התפקיד. ארבעה סימונים קובעים אילו התראות מקבלים עובדי התפקיד: "התראות על משמרות עובדים" ו"התראות על משמרות מנהלים" (התראות פנימיות על משמרות בפועל הדורשות אישור) וגרסאות הדוא"ל שלהן "התראות על משמרות… בדואר אלקטרוני". את ההתראות מקבלים רק משתמשי תפקידים שהסימון מופעל אצלם. היכן קוראים את ההתראות האלה ואת כל השאר — ראו «התראות: הפעמון בכותרת».

התיק בשורת התפקיד פותח את החלון "תפקיד ‹שם› — שמות משרות". הוא מקשר משרות ממערכת כוח האדם (למשל, "טבח דרגה 3") לתפקידי ProSchedule:

• העמודה "שמות משרות" — כל המשרות שעדיין לא קושרו לתפקיד; לחיצה מקשרת.
• העמודה "תפקידים מוקצים" — המקושרות; לחיצה על השם מנתקת.
• מוגדר כברירת מחדל — לעובד חדש עם משרה זו התפקיד מוקצה אוטומטית בטעינה מהאינטגרציה. במצב "לפי הסמכות" תפקיד שמקושרת אליו הסמכה מוקצה על ידי האינטגרציה רק לעובד עם הסמכה בתוקף עליו, ואחרת — התפקיד הזמין הבא של המשרה.
• הכשרה בלבד — אם לעובד עם משרה זו מקצים תפקיד כזה, מופעל אצלו אוטומטית הסטטוס "בהכשרה" (אי אפשר להסיר אותו ידנית כל עוד התפקיד הוא "הכשרה בלבד"). במצב "לפי הסמכות" אצל עובדים (לא מנהלים) את הסטטוס קובעות ההסמכות, והכלל הזה אינו חל.

משרה היא עמדת עבודה בסידור: "קופה", "מטבח", "הכנת משלוחים". לכל משרה יש מדרגות של "היקף מכירות → מספר עובדים". לכל משבצת חצי שעה ביום המערכת לוקחת את תחזית ההכנסה של המשבצת, מאתרת את המדרגה הגבוהה ביותר שסף שלה הושג — ומקבלת את מספר האנשים המומלץ במשרה. הסכום על פני כל המשרות הוא "ההמלצה" שמולה מושווה הסידור המשובץ בפועל (כך מחושב הדיוק). שלבי המדרגות נשמרים ממוינים בסדר עולה לפי הסף.

גלגל השיניים פותח את החלון "הגדרות — ‹שם המשרה›". כל השינויים נשמרים מייד.

• מדד הכנסה — במה נמדדות המדרגות: מכירות (כסף; מחולק במקדם המחירים של הסניף), עסקאות (קבלות) או פריטי תפריט (מנות).
• ערוצי הזמנה — אילו ערוצים "מזינים" את המשרה. למשל, את המשרה "הכנת משלוחים" הגיוני לחשב רק מהכנסות ערוצי המשלוחים. בחירה ריקה פירושה "כל הערוצים".
• קונספטים של סניפים — בסניפים של אילו קונספטים המשרה קיימת. משרה ללא אף קונספט לא תופיע באף סניף.
• מבוסס על הכנסה שבועית — מעביר את המשרה למצב "תקציבי": במקום המלצת עובדים שעתית מוגדרות שעות לשבוע לפי ההכנסה השבועית. משרות כאלה אינן משתתפות בהמלצה השעתית ואינן משפיעות על מחווני "משובץ/המלצה".
• לא משפיע על חישוב SPMH/TPLH — שעות המשרה מוחרגות ממדדי הפרודוקטיביות SPMH/TPLH.
• אינו דורש הסמכה — מופעל כברירת מחדל. כבו אותו כדי שבמצב "לפי הסמכות" המשרה תדרוש הסמכה: השיבוץ האוטומטי מציב בה רק עובדים עם הסמכה בתוקף, ואת האחרים, כשהם משובצים ידנית, הסידור מסמן באזהרה "אין הסמכה למיקום".
• חלון זמן — פרק היום שעבורו מחושבת ההמלצה למשרה; מחוץ לחלון ההמלצה היא תמיד 0, גם אם שלב הבסיס של המדרגות מניח עובדים גם בהכנסה אפסית. כל החישובים מכבדים את החלון: עורך הסידור, השיבוץ האוטומטי, לוחות המחוונים, התקציב ו"ניתוח סידורים בפועל". שני שדות זמן "מ — עד"; החלון נשמר כששני השדות מלאים, לחצן ה-X מנקה אותו. ריק — ההמלצה מחושבת על היום כולו.
• מדרגות השלבים — עד 7 שלבים; השורה העליונה — מספר העובדים (או שעות במצב "תקציבי"), התחתונה — סף ההכנסה. הלחצנים "+" ו-"−" ממוקמים ליד כותרת המקטע: "+" מוסיף שלב בקצה ואינו זמין בשלב השביעי, "−" מסיר את האחרון ואינו זמין כשנשאר שלב אחד. כשהשלבים אינם נכנסים לחלון, הטבלה נגללת לצדדים.

הפריסה מנוהלת בגרסאות. הגרסה הפעילה (מסומנת "פעילה") היא זו שאזור הניהול עורך כרגע ושכל החישובים קוראים ממנה: השיבוץ האוטומטי, לוחות המחוונים, התקציב. בחירת גרסה אחרת ברשימה מפעילה אותה מיידית; הקודמת נשמרת כתמונת מצב שאפשר לחזור אליה. אי אפשר למחוק את הגרסה הפעילה — הפעילו קודם אחרת.

ניתוח סידורים בפועל — דרך לבנות פריסה "מהחיים": בחרו שנה ושבוע, גררו סידורי עבודה מוכנים של סניפים לעמודה "נבחרו" (או פשוט לחצו על סידור — הוא יעבור לעמודה האחרת; כך נוח יותר מהטלפון) ולחצו "הרץ ניתוח". המערכת תשחזר את המדרגות לפי השיבוץ בפועל של אנשים בסידורים האלה ותשמור את התוצאה כגרסה פעילה חדשה (הספים נקבעים לפי מספר העובדים המרבי בו-זמנית בביקוש המתאים). הגרסה הקודמת נשארת — הפעולה הפיכה לגמרי. משרות שמעולם לא אוישו בסידורים הנבחרים מתאפסות; משרות "תקציביות" הניתוח מדלג עליהן.

בתוך הלשונית ארבעה קטעים: מבנה אידיאלי, סטטוסי HR, הסמכות והגדרות PPR. הקטע "הסמכות" פתוח תמיד. במצב "פשוטה" ההסמכות אינן מגבילות דבר: לפיהן נאספת הסטטיסטיקה של ה-PPR ומגיעות תזכורות על התפוגה — על כך מזכיר פס מעל הטבלה. המערכת זוכרת את הקטע האחרון שנפתח.

תקן הצוות של הסניף: כמה מנהלים ואיזה הרכב צוות נדרשים לסניף בהתאם למכירות ולשעות הפעילות. לכל קונספט מתוך "הגדרות ← קונספטים של סניפים" יש כאן טבלת מדרגות משלו — הקונספטים מופיעים מעצמם, והמסנן קונספט משאיר בעמוד קונספט אחד. שורת הטבלה — "מדרגה N", העמודות:

• מכירות חודשיות מ- ושעות פעילות ביום מ- — הספים של המדרגה;
• סניפים — כמה סניפים משויכים כעת למדרגה; לחיצה פותחת את רשימתם עם ממוצע המכירות ושעות הפעילות;
• מנהלים, אנשים — עמודה לכל תפקיד עם הסימון "בשימוש בלוח זמנים של מנהלים": כמה אנשים מהתפקיד הזה נדרשים לסניף;
• הרכב הצוות, % — עמודה לכל תפקיד עובדים (תפקיד שבשימוש בסידור העובדים ואינו בשימוש בלוח זמנים של מנהלים) ועמודה "מתלמד". האחוזים הם החלק המינימלי מכל צוות העובדים, והמתלמדים נכללים בו. 0 % — אין מינימום, כל כמות מתאימה. הסכום — לא יותר מ-100 %.

איך סניף משויך למדרגה. הסניף צריך לעבור את שני הספים; מבין המדרגות המתאימות נבחרת זו שסף המכירות שלה גבוה יותר, ובשוויון — זו שסף השעות שלה גבוה יותר. המכירות — הסכום החודשי הממוצע של תחזית ההכנסות של הסניף; השעות — חלון הפעילות הרחב ביותר של הסניף, ואם שעות הפעילות לא הוגדרו — 12. המדרגה הראשונה חלה מאפס, והספים שלה אינם משתנים. המדרגות מוצגות בסדר עולה של מכירות. הכול נשמר מעצמו, אין כפתור "שמור".

מאגר הסטטוסים שהמנהל מקצה לעובדים בעמוד ה-PPR של הסניף. הוספת ערכת הסטטוסים הסטנדרטית יוצרת חמישה סטטוסים מוכנים — NEW "עובד חדש", TRAINING "בהכשרה", PROMOTION "מועמד לקידום", LEAVE "היעדרות ממושכת" ו-RISK "בסיכון לעזיבה"; אפשר לשנות את שמותיהם. הוספת סטטוס יוצר סטטוס משלכם. שדות הסטטוס:

סטטוס שכבר הוקצה לעובדים אי אפשר למחוק. כבו אצלו את פעיל: ההיסטוריה תישמר, והסטטוס לא יופיע עוד בבחירה.

קטלוג המיומנויות המאושרות. מעל הטבלה שתי לשוניות משנה: משרות — הסמכות שמאפשרות עבודה במשרות הפריסה, ותפקידים — הסמכות שפותחות תפקידים. הסמכה נותנת גישה או למשרות או לתפקידים — לא לשניהם יחד. שדות החלון הוספת הסמכה:

• קוד, שם, תיאור;
• ללא תפוגה או תוקף, חודשים — התוקף של תעודה חדשה נספר מתאריך ההסמכה;
• נותנת גישה — בחרו למיקומים או לתפקידים וסמנו למטה את משרות הפריסה שההסמכה מתירה לעבוד בהן, או את התפקידים שהיא פותחת. בהתחלה נבחר הסוג של לשונית המשנה הפתוחה; לאחר השמירה אי אפשר לשנות את הסוג, והטבלה עוברת ללשונית המשנה של ההסמכה החדשה;
• למי ניתן להעניק — חל על: כולם, מנהלים או עובדים, בדיוק כמו בסטטוסי HR.

תפקיד שאף הסמכה פעילה אינה מקושרת אליו זמין לכל מי ששם המשרה שלו מאפשר אותו, כמו קודם. הסימון "אינו דורש הסמכה" נקבע בהגדרות המשרה: במשרות כאלה אפשר לשבץ את כולם.

התחלה מהירה — תפריט ⋮. בלשונית המשנה "משרות": יצירה לפי המיקומים יוצרת הסמכה ללא תפוגה לכל משרה שדורשת הסמכה, ואינה מעניקה דבר לאיש; הענקה לפי המיקומים הנוכחיים מעניקה לכל עובד את ההסמכות של משרות העדיפות שלו מהכרטיס. בלשונית המשנה "תפקידים": הענקה לפי התפקידים הנוכחיים מעניקה לכל עובד את ההסמכות שפותחות את התפקיד הנוכחי שלו, בתאריך של היום — נוח לעשות זאת לפני המעבר למצב "לפי הסמכות", כדי שאיש לא יאבד את הגישה לתפקיד שלו. הרצה חוזרת אינה משכפלת דבר.

הענקה מרוכזת — "הענקה…" בתפריט השורה. זוהי הענקה חד-פעמית. את מעגל האנשים מצמצמים המסננים תפקידים ו-סניפים (נלקח בחשבון הסניף הראשי של העובד); בלי מסננים מתאימים כולם. החלון מחשב מייד: "עומדים בתנאים" = "כבר מחזיקים בה" + "לא חלה עליהם" + "יוענק". הענקה (N) מעניקה את התעודה בתאריך של היום רק למי שעדיין אין לו אותה. זה אינו כלל קבוע: עובדים חדשים לא יקבלו את התעודה מעצמם — בעת הצורך חזרו על ההענקה.

ארכיון ומחיקה. העברה לארכיון — את ההסמכה אי אפשר עוד להעניק, והיא נעלמת מהבחירה וממטריצת הסניף; מי שכבר מחזיק בה שומר על ההרשאה. הצגת הארכיון פותחת את ההסמכות שבארכיון, שחזור מחזיר הסמכה לשימוש. מחק (בהסמכה שבארכיון — מחיקה לצמיתות) — לתמיד: כל התעודות שהוענקו נשללות, והחלון יציג מראש כמה הן. אם רק צריך להפסיק את ההענקה, העבירו את ההסמכה לארכיון. תעודה שכבר הוענקה תמיד אפשר לחדש, גם אם התחולה צומצמה לאחר מכן.

הענקה אוטומטית במצב "פשוטה". כשמשנים לעובד את התפקיד — ידנית או בטעינה מהאינטגרציה — המערכת מעניקה לו מעצמה את ההסמכות שפותחות את התפקיד החדש. ההסמכות של התפקיד הקודם נשארות.

כל הערכים נשמרים מייד.

לוח המנהלים נבנה לא ממשרות אלא מסוגי משמרות. המסך (כותרת "פרמטרים של משמרת") מחולק לשני בלוקים:

• משמרות ברירת מחדל — ארבע משמרות בסיסיות לפי חלקי היום: בוקר, יום, ערב, לילה (הסמלים: זריחה, שמש, שקיעה, ירח). אי אפשר למחוק אותן או לשנות את סדרן; את השם, הצבע והפרמטרים — אפשר.
• משמרות נוספות — נוצרות בכפתור הוסף סוג משמרת: ספירת מלאי, קבלת סחורה, פתיחת/סגירת חודש וכדומה. סדרן משתנה בגרירה בידית שבקצה, מחיקה — בפח עם אישור.

בשורת כל סוג: תגית צבע (פלטה של 12 צבעים — בצבע זה המשמרת נצבעת בלוח), שם וגלגל שיניים של ההגדרות. השינויים נשמרים מיידית.

גלגל השיניים פותח את החלון "הגדרות — ‹שם›". השדות לפי קטעים:

• שם מקוצר — תווית קומפקטית המוצגת בתא הלוח (השם המלא — ברמז הצף).

קטע "פרמטרי גישה למשמרות":

• מינימום שעות עבודה לסניף — משמרת ברירת מחדל נדרשת לסניף רק אם יום העבודה שלו אינו קצר מערך זה (למשל, משמרת לילה — רק לסניפים שעובדים בלילה או מסביב לשעון).
• זמין בחגים — אם כבוי, בימי חג המשמרת אינה נדרשת ואינה משובצת.
• מדד הכנסה ומינימום חודשי — סף סדר הגודל של הסניף: המשמרת נדרשת רק אם ממוצע ההכנסה החודשית של הסניף במדד שנבחר (מכירות, עסקאות או פריטי תפריט) אינו נמוך מהמינימום. הממוצע מחושב לפי היסטוריית המכירות בחודשים מלאים; אם אין נתונים למדד שנבחר, המגבלה אינה חלה. 0 — ללא הגבלה.
• קונספטים של סניפים — בסניפים של אילו קונספטים המשמרת קיימת.
• תפקידים — מנהלים מאילו תפקידים יכולים לעבוד במשמרת זו (ברשימה — רק תפקידים עם הדגל "בשימוש בלוח זמנים של מנהלים").
• תפקיד ראשי — תפקיד מועדף למשמרת נוספת: השיבוץ האוטומטי מציב עליה קודם כל מנהל מהתפקיד הזה, ואם הוא בחופשה — המשמרת אינה נדרשת באותו יום.

קטע "פרמטרים של משמרת":

• תחילת משמרת ומשך משמרת — זמן ברירת המחדל. כפתור-שעון ליד שדה ההתחלה מעביר ל"היממה הבאה" (למשמרות שמתחילות אחרי חצות).
• מקסימום משמרות ברצף — כמה ימים ברצף מנהל אחד יכול לעבוד במשמרת הזו.

קטע "פרמטרים למחזור משמרות" (למשמרות נוספות בלבד) — מתי המשמרת נדרשת:

• יום — ימי שבוע (א׳…ש׳);
• שבוע — מספרי שבועות בחודש (#1…#5), בשילוב עם ימי שבוע: "כל יום שני הראשון בחודש";
• חודש — "ראשון" (היום הראשון בחודש) ו/או "אחרון" (היום האחרון בחודש).

• לא משפיע על הדיוק — הופך את המשמרת ללא-חובה: היעדרה אינו נחשב שגיאה ואינו מוריד את דיוק הלוח. עבור משמרת ברירת מחדל זה גם אומר "לא משובצת אוטומטית — ידנית בלבד"; משמרת נוספת עם דגל זה עדיין משובצת אוטומטית, אך אחרונה בתור.

הקטע (תת-כותרת במסך: "התאימו את מראה האפליקציה.") — שני פרמטרים.

הקטע (תת-כותרת במסך: "על בסיס הגדרות אלה נרכיב עבורכם את לוח הזמנים באופן אוטומטי."). כאן חיים כללי-המגבלה: המשבץ האוטומטי בוחר משמרות כך שיכסו את המלצת הפריסה מבלי להפר אף אחד מהכללים האלה. רוב הכללים חלים גם על עריכה ידנית — הפרות מודגשות בהתראות בעורך.

בלוק בתוך קטע השיבוץ האוטומטי. הבסיס — "מדרגות ההפסקות" (טבלת "משך הפסקה" לפי אורך המשמרת; תווית השדה במסך: "משך ההפסקה בדקות בהתאם לאורך המשמרת"): עד 5 מדרגות של "שעות משמרת → דקות הפסקה". למשמרת נלקחת המדרגה הגבוהה ביותר שהושגה, והדקות שלה מנוכות מהשעות בתשלום — בסידורים, בדוח השעות, בדוחות ובאזור האישי של העובד (לתפקידים עם "לקחת בחשבון הפסקות צהריים" מופעל).

הקטע "הגדרות פרמטרים לנוכחות וזמן" שולט בגורלן של המשמרות בפועל — מההחתמה במסוף ועד השורה בדוח השעות. כל החתמת כניסה/יציאה עוברת שרשרת עיבוד; הפרמטרים שבהמשך — הידיות שלה.

קטע חישוב עלות העבודה (תת-כותרת במסך: "תעריף שעתי ברירת מחדל, מקדם מס עבודה ממוצע ונרמול תאריך "בתוקף מ־" לרשומות היסטוריה חדשות."). הפרמטרים האלה מזינים את דוח "עלות העבודה" (COL) ואת כל המדדים הכספיים של לוחות המחוונים. תעריף השעה נבחר לפי השרשרת: תעריף אישי של העובד ← תעריף לתפקיד ← תעריף ברירת מחדל (תרשים — בפרק 04).

מגבלות לעובדים צעירים מסף הגיל (מחושב לפי תאריך הלידה); כשהן מוגדרות, הן גוברות על ההגדרות הרגילות עבור עובדים קטינים. הגיל נקבע לפי השדה "תאריך לידה" בכרטיס העובד — נכון לתאריך הנוכחי, ולכן ביום הבגרות המגבלות מוסרות מעצמן.

ספריית הפורמטים של הסניפים (תת-כותרת במסך: "הגדירו את קונספטי הסניפים השונים שיש בפורטפוליו שלכם."): סניף קלאסי, פוד קורט, נקודה בקניון וכדומה. כל רשומה — צמד קונספט סניף (שם) וקוד (מספר); שורות נוספות בכפתור "הוסף קונספט סניף" ונמחקות בפח.

הקונספט הוא המפתח שלפיו נבחרים לסניף התקנים. הוא משמש בארבעה מקומות:

• מוקצה לסניף ב"כרטיס סניף" (השדה "קונספט סניף");
• מסנן את משרות הפריסה: הסניף רואה רק משרות מהקונספט שלו;
• מסנן את סוגי המשמרות למנהלים עבור הלוח;
• משמש כמפתח לטבלאות הקטע "מבנה אידיאלי".

הערוצים שבהם לקוחות מבצעים הזמנות (תת-כותרת במסך: "הגדירו את הערוצים שבהם הלקוחות יכולים לבצע הזמנות."): אולם, משלוחים, חלון רכב, אגרגטורים. הפורמט זהה — שם וקוד; הערוץ עם קוד 0 הוא הבסיסי ואי אפשר למחוק אותו.

הערוצים עובדים בצמוד להכנסה ולפריסה:

• לכל ערוץ נבנית חלוקת הכנסה שעתית המחושבת מהיסטוריית המכירות — רואים אותה בגרף "חלוקת עסקאות" בעורך הסידור;
• משרת פריסה יכולה "לינוק" הכנסה רק מהערוצים שלה (ההגדרה "ערוצי הזמנה" במשרה; בחירה ריקה = כל הערוצים) — כך "הכנת משלוחים" מתרחבת רק לפי הזמנות משלוחים;
• לפי הערוצים נבנה הפירוט בגרף ההכנסות.

אינטגרציית API עם מקורות הנתונים שלכם (תת-כותרת במסך: "הגדירו אינטגרציית API עם מקורות הנתונים שלכם."). הקטע מאחד שני כיוונים: סנכרון עובדים ממערכת כוח האדם וטעינת מכירות (היסטוריה ותחזית) ממערכת הקופה/האנליטיקה.

פתחו את העמוד סקירה כללית ובחרו סניף ברשימה — בכותרת יופיעו שלושה כפתורים: סניף ("כרטיס סניף"), צוות ("פרמטרי הצוות", עם מספר העובדים על תג) והכנסה (תחזית המכירות). בהמשך — איך בנוי כל אחד משלושת החלונות.

הכפתור סניף פותח את החלון "כרטיס סניף". בכותרת — ארבעה שדות: שם סניף ומזהה סניף (קריאה בלבד: השם מגיע מהמבנה, המזהה — מפתח המערכת של הנקודה), דוא"ל וקונספט סניף. שינויים בכותרת ובלשונית "תקופת פתיחה וסגירה" מוחלים בכפתור שמור; הלשונית "משמרות" נשמרת מיידית עם כל שינוי.

זמינה למשתמשים עם ההרשאה יכול לערוך שעות פתיחה וסגירה. שלושה בלוקים:

• הכנה וניקיון — השעות הדרושות להכנת הסניף ולניקיונו (תת-כותרת במסך: "השעות הנדרשות להכנת הסניף ולניקיונו."): שעות לפני פתיחה (ממינוס 6 עד 6, צעד 0,5 — ערך שלילי פירושו שהצוות מתחיל רק אחרי הפתיחה) ושעות לאחר סגירה (0–12). שדה ריק = לרשת את ההגדרות הכלליות (ראו את התרשים למעלה).
• שעות פעילות לפי ימי השבוע — שעות הפתיחה ללקוחות (תת-כותרת במסך: "הגדירו את שעות הפעילות של הסניף ללקוחות."): לכל יום השדות מאז ועד (צעד של 15 דקות; פתיחה לא לפני 06:00; סגירה אחרי חצות מוזנת בכפתור "היממה הבאה" — עד 06:00 של היום הבא) ומתג אדום סגור.
• "עבודה טכנולוגית 24 שעות (צריך רק מנהל וסוגרים טכנולוגיים)" — כפתורי ימי השבוע: בימים המסומנים משמרת הלילה של המנהלים נחשבת נחוצה ללא תלות בשעות לקהל, וקיצוץ כניסות מוקדמות בנוכחות אינו חל.

זמינה עם ההרשאה יכול לערוך פרמטרי תזמון משמרת — הגדרת פרמטרי זמן מיוחדים לכל סוג משמרת (תת-כותרת במסך: "הגדירו פרמטרים מיוחדים לכל סוג משמרת."). לכל סוג משמרת מנהלים של הקונספט הזה אפשר לדרוס את תחילת משמרת ואת משך משמרת עבור הסניף הזה בלבד (הרמה השנייה של המפל מפרק 07). בלוק ללא דריסה מוצג שקוף-למחצה — הוא יורש את ערכי סוג המשמרת; השינוי הראשון של אחד משני השדות יוצר דריסה לשניהם בבת אחת. נשמר מיידית.

הכפתור הכתום פרטי ההתחברות של הסניף בכותרת הכרטיס — "פרטי ההתחברות של הסניף לאפליקציית ProSchedule Time Attendance": מזהה הארגון, שם המשתמש של הסניף וסיסמה. הסיסמה נוצרת בכפתור הרענון ומוצגת פעם אחת בלבד — יצירה חוזרת מבטלת את הישנה. הגישה לחלון ניתנת בהרשאת שירות נפרדת של התפקיד.

הכפתור צוות פותח טבלת מסך-מלא של עובדי הסניף (התפקידים המשתתפים בסידור העובדים או בלוח המנהלים). אין כאן כפתור "שמור" — כל שינוי מוחל מייד. למעלה — חיפוש (לפי שם, "מזהה עובד במערכת" או "מזהה נוסף") והכפתור הוסף חבר צוות (ההרשאה "יכול להוסיף עובדים חדשים"); נפתח אותו כרטיס כמו באזור הניהול (פרק 02), אך ללא הבלוק "מבנה" — העובד משויך לסניף הנוכחי.

עמודות הטבלה ומה הן עושות:

הכפתור הכנסה פותח את תחזית ההכנסות של הסניף לפי חודשים. למעלה — בחירת חודש (ברירת המחדל — הבא), מתחת — טבלה לפי ימים: יום, מכירות, עסקאות, פריטי תפריט (לא חובה) וAGC מחושב (צ'ק ממוצע = מכירות ÷ עסקאות). שורות סוף השבוע מודגשות בכתום; למטה — סיכומי החודש. שינויים מוחלים בכפתור שמור; עריכת השדות זמינה עם ההרשאה יכול לערוך הכנסה — כולל לנתונים שנטענו באינטגרציה.

הכלים בכותרת החלון:

• אחוז — שדה "%" עם כפתור החלה: שינוי כל הימים הפתוחים בחודש בבת אחת (למשל, תוספת של 10% מעל רמת השנה שעברה); ימים נעולים אינם משתנים. הטווח: ממינוס 100 עד 100.
• ⚡ "צור תחזית באופן אוטומטי" (ההרשאה יכול ליצור הכנסה) — בונה את החודש מהיסטוריית המכירות: הממוצעים לכל יום בשבוע בשני החודשים המלאים האחרונים, מוכפלים במקדם העונתי של החודש הזה לפי שתי השנים הקודמות. התוצאה נשמרת מייד ומחליפה את הימים הפתוחים בחודש; ימים נעולים שומרים על ערכיהם. כשכל החודש נעול, הכפתור מושבת. אם בתקופת הניתוח אין אף מכירה (למשל, לסניף חדש אין היסטוריה של חודשיים, או שנבחרה תקופה ללא נתונים), התחזית לא נוצרת: מופיעה הודעה, והערכים השמורים לא משתנים.
• ⚙ הגדרות הניתוח (ההרשאה יכול לערוך הכנסה) — תקופת ההיסטוריה ליצירה והסניף-המקור: נקודה חדשה יכולה לבנות תחזית לפי נתוני סניף דומה. התקופה היא מכירות שכבר היו, שמהן התחזית לומדת, ולא החודש שעבורו בונים תחזית: היא חייבת להיות בטווח השנה האחרונה ולהסתיים לא יאוחר מהיום. תקופה אחרת מסומנת באדום ואינה נשמרת. כל עוד מוגדרת תקופה משלך, כפתור ההגדרות מסומן בכתום. "אפס לברירת מחדל" מוחק אותה, והתחזית שוב נבנית לפי שני החודשים המלאים האחרונים של הנקודה הזאת, ומתקדמת כל חודש.

אי אפשר לשנות את התחזית לימים שהתוכנית כבר פועלת לפיהם:

• ימים שמחוץ ל"מקסימום עריכת תוכן המשמרות בימים" — אותם ימים שנעולים בעורך הסידור. בערך 0 נעול גם היום;
• שבועות שבהם סידור העובדים בסטטוס "אושר" — עד שהשבוע מוחזר ל"טיוטה". לוח המנהלים אינו משפיע על התחזית.

הנעילה חלה בכל מקום: בהזנה ידנית, ביצירה אוטומטית ובטעינה דרך אינטגרציה. כך התוכנית שלפיה אושר הסידור, ושלפיה מחושבים SPMH,‏ TPLH,‏ COL והדיוק, אינה משתנה בדיעבד.

בחלון הכנסה שורות כאלה זמינות לקריאה בלבד. ליד מספר היום מופיע מנעול, ובחלונית שלו מופיעה הסיבה: "מחוץ לטווח העריכה של לוח הזמנים" או "לוח הזמנים של העובדים לשבוע זה אושר. כדי לשנות את התחזית, החזירו את לוח הזמנים לטיוטה". מעל הטבלה מופיעה שורה אחת: "ימים שמחוץ לטווח העריכה של לוח הזמנים ושבועות עם לוח זמנים מאושר של העובדים נעולים לעריכה". אם השבוע יאושר בזמן שהחלון פתוח, השמירה תציג "לא ניתן לשנות את התחזית לימים שמחוץ לטווח העריכה של לוח הזמנים או לשבועות שבהם לוח הזמנים של העובדים אושר"; הימים הנעולים יחזרו לערכים השמורים, והעריכות בשאר הימים יישארו — לחצו שוב על שמור. באפליקציית הנייד של המנהל הכול עובד באותו אופן.

הסידורים של הסניף הנבחר מפורטים בעמוד סקירה כללית — מתחת לכותרת שתי לשוניות: לשונית לוח זמנים לעובדים (סידורים שבועיים) ולשונית לוח זמנים למנהלים (לוחות חודשיים — להם מוקדש הבלוק הבא). כברירת מחדל מוצגים שבעת השבועות האחרונים; השדה הצג את האחרונות קובע את אורך הרשימה — מ‑1 עד 99 שבועות, כך שאפשר גם לקצר את ההיסטוריה וגם להרחיב אותה.

הכפתור הוסף לוח זמנים חדש (הרשאת "יכול לערוך לוח זמנים") יוצר את השבוע שאחרי החדש ביותר הקיים. שבוע שרירותי — עבר, או עתידי מרוחק יותר — פותחים מהעורך: בחרו אותו בבורר השבוע, ואם עדיין אין שם סידור, יופיע שלט "ללא לוח זמנים" עם כפתור יצירה.

אם אתם בונים סידור בפעם הראשונה, המסלול קצר: יצירת השבוע ← הזנת ההעדפות ← הרצת השיבוץ האוטומטי ← השלמת הימים ידנית ← שליחה ואישור. לכל צעד יש פרק משלו, והמסלול השלם מקופל בתרחיש "בניית שבוע מאפס".

• מחוץ לטיוטה העורך סגור: הרשת נראית אך אינה ניתנת לעריכה, כל סרגל הכלים כבה; זמינים רק "החזר לטיוטה", "אשר" והדפסה.
• הדפסה נפתחת עם האישור — או מראש, בהגדרה "מותר להדפיס לוח זמנים לפני אישור".
• האזור האישי מציג לעובדים משמרות מתוכננות רק מלוח זמנים מאושר (ההגדרה "העובדים רואים רק משמרות מאושרות", מופעלת כברירת מחדל): הימים הקרובים של שבוע שלא אושר מוסתרים באזור האישי (מוצגים כ"ממתין לאישור"), וימים שחלפו נשארים גלויים.
• עומק העריכה: ימים ישנים מ"מקסימום עריכת תוכן המשמרות בימים" ננעלים לתמיד — גם ברשת וגם בכלי היום; פקודות שבועיות (שיבוץ אוטומטי של השבוע) עובדות על הימים שנותרו.
• תחזית המכירות של שבוע מאושר נעולה לשינויים — בעריכה ידנית, ביצירה אוטומטית ובאינטגרציה. כדי לתקן את התחזית, החזירו את השבוע ל"טיוטה" (ראו ימים נעולים בתחזית).

למעלה — בוררי הסניף והשבוע (החלפת סניף פותחת את אותו השבוע בסידור שלו), מתחת — שמונה לשוניות: שבעה ימים (מהתאריך של "יום השבוע הראשון" בהגדרות) ושבוע. אין כפתור "שמור" נפרד: כל פעולה נשמרת מייד, ומגבים אותה בטל / בצע שוב — עד חמישה צעדי היסטוריה לכל יום.

צבע הסמל אומר מה הכפתור יעשה. הברק הכתום ⚡ הוא שיבוץ אוטומטי, כמו בכל מקום אחר במערכת (יצירת תחזית ההכנסה, קביעת הביצוע לפי לוח הזמנים): לחיצה אחת כותבת מחדש את מה ששיבצתם. כחול פותח את החלונות שמזינים את לוח הזמנים ומטפל בהרכב הצוות. אדום מוחק עבודה שנעשתה. שלושת כפתורי מחזור החיים נושאים את צבע הסטטוס שאליו הם מעבירים את לוח הזמנים — אותם צבעים כמו תגיות הסטטוס ב"סקירה": טיוטה ✎, נשלח ✈, אושר ✓. הדפסה, בטל ובצע שוב אינם משנים סטטוס ונשארים אפורים.

כברירת מחדל החלוקה השעתית מחושבת מהיסטוריית המכירות של הסניף עצמו בחמשת השבועות שלפני שבוע הסידור. בחלון "חלוקת עסקאות" אפשר לשנות זאת: בחרו סניף ותקופה ולחצו על "הרץ ניתוח" (סמל ההורדה שליד לוח השנה).

מאותו רגע כל השבוע — התרשים, ההמלצה השעתית, הדיוק ושעות השיא — מחושב לפי עקומת הסניף הנבחר בתקופה הנבחרת. המקור שבתוקף מוצג מתחת למסננים; "אפס לברירת מחדל" (החץ) מחזיר את החישוב לחמשת השבועות של הסניף עצמו.

התקופה חייבת לכלול בין 7 ל-366 ימים — קצר משבוע היה משאיר יום כלשהו בלי נתונים כלל. כל עוד התקופה מחוץ לתחום הזה כפתור הניתוח אינו פעיל.

נשמרת רק ההפניה לסניף ולתקופה, ולא המספרים עצמם: העלאת מכירות לאותה תקופה מאוחר יותר תיקלט בסידור בלי ניתוח חוזר. ההרשאות זהות לעריכת סידור.

טבלת "עובדים × ימים": בתאים — משמרות בסגנון "קופה: 09:00 – 18:00" (מסומנות בקו בצבע המשרה; שעת העזיבה מוצגת לפי מוסכמת חצי השעה), בעמודה האחרונה — סך הכול שעות לשבוע, בכותרות הימים — מונה אנשים. שני מיונים — אלפביתי ולפי משרות (בקבוצות); המיון הנבחר קובע גם את פורמט ההדפסה "לוח זמנים שבועי". תא אדום "חופשה" — תקופת היעדרות. מתחת למשמרות נראות ההעדפות: לחיצה על העדפת עבודה מציבה אותה כמשמרת על המשרה הראשית של העובד. הכפתור "i" פותח את סטטיסטיקת לוח זמנים — אריחי המדדים השבועיים ושני תרשימים: "דירוג צוות/דיוק" לפי ימים ו"פיצול לפי משרות" ("ערך לוח הזמנים" מההמלצה מול "ערך הצוות" לפי המוכשרים).

אם אין אף אחד בצוות הסניף ובמשמרות השבוע, במקום הטבלה מופיע הכרטיס אין עדיין חברי צוות.

• יצירה — לחצו עם העכבר על תא ריק וגררו: המשמרת תתפוס את הטווח. עם Shift לחוץ יתווסף קטע שני למשמרת קיימת (הפסקה בתוך היום).
• הזזה — גררו את אמצע המשמרת; שינוי אורך — את העמודה הראשונה או האחרונה (סמן חיצים).
• קביעת זמן מדויק — כפתור השעון על השורה: "תחילת משמרת" ו"סיום משמרת" בצעדים של 15 דקות (סיום "אחרי חצות" מוזן כזמן של היממה הבאה). זמן שנופל על שעות חסומות לא יישמר: "הזמן שנבחר חופף לשעות חסומות".
• זנב המשמרת של אתמול (אחרי חצות) מוצג כצל תכלת בתחילת הרשת ואינו ניתן לעריכה מכאן.

חסימות שעה אפורות (קשיחות): יום שבוע אסור או תקופת היעדרות; חלון הלילה למי שאסור לעבוד בלילה; חצאי שעות שכבר תפוסים על ידי אותו אדם במשרה אחרת, בלוח המנהלים או ב"זנב" המשמרת של אתמול — משמרות סמוכות אינן יכולות לגעת זו בזו. תאים דהויים — סימון רך "מחוץ להעדפה" (כאשר תצוגת ההעדפות פעילה); משמרת מעל תא כזה מודגשת בוורוד אך אינה אסורה.

שם אדום — בשורה יש קונפליקט: משמרת ביום חסום או בתקופת היעדרות, שעות לילה בלי הרשאת עבודת לילה, או חריגה ממגבלת השעות השבועית האישית (הרמז "חריגה ממכסת השעות השבועית" מציג גם את המכסה עצמה). רחפו על השם — תראו את הסיבה.

מגבלות שעות קשיחות (המתגים ב"נוכחות וזמן"). משמרת אינה נמתחת מעבר ליתרת השעות של העובד: העמודה פשוט מפסיקה לגדול. בחלון "פרמטרים של משמרת", בחריגה, מופיעה מתחת לשדות שורה אדומה "זמין במסגרת המגבלה: … ש׳", ושמור אינו פעיל. היתרה ליום נראית ברמז לסכום השעות שליד השם. היא מחושבת לפי השעות בפועל עד המשמרת בפועל האחרונה והשעות המתוכננות אחריה — בכל הסניפים ובלוח המנהלים. לקצר משמרת אפשר תמיד. אם עריכה בכל זאת הגיעה לשרת עם חריגה (למשל, השעות השתנו במקביל), היא מבוטלת עם ההודעה "המשמרת חורגת ממגבלת השעות היומית של העובד" ("…ממגבלת השעות השבועית…", "…מתקן השעות החודשי של העובד"); גם צעד "בטל" בהיסטוריה שהיה מחזיר שעות מעבר למגבלה אינו מבוצע: "אי אפשר לבטל: המשמרות המשוחזרות יחרגו ממגבלת השעות".

כפתור "+" בסוף כל משרה פותח את החלון הוספת עובד לתפקיד. כברירת מחדל מוצג צוות הסניף: העמודות "שם", "משרות", "העדפות", "שעות" לשבוע; המתגים רק לא נוסף ורק עבור מיקום נוכחי מצמצמים את הרשימה. החיפוש שמעל הרשימה מתאים לפי שם, "מזהה עובד במערכת" או "מזהה נוסף" — גם בצוות הסניף וגם בחיפוש בסניפים אחרים. מי שכבר עומד היום במשרה אחרת מסומן "כבר בסידור", אך ניתן להוסיפו — משמרת יכולה להתחלק בין משרות. בכיבוי מהסניף הנוכחי מחפשים בסניפים אחרים: אפשר לשאול רק עובד עם הדגל "מוכנה להעברה למשמרות בסניפים אחרים" (בלעדיו — איסור אדום).

הפאנל מעל הרשת: "הכנסה" של היום, SPMH/TPLH (תוכנית מול שיבוץ), "שעות" (משובץ / המלצה), "שעות לא יצרניות" (גם כן זוג: משובץ / לפי השיבוץ האידיאלי — השעות שמחוץ לחלון הפעילות מול הלקוחות, כלומר ההכנה והניקיון), "הדרכה" (בכתום — שעות המתלמדים), "דיוק" (ירוק בהשגת המינימום), "ביצוע בשעות שיא" ו"דירוג הקבוצה" לפי חלקי היום (בוקר/יום/ערב/לילה מול "יעד דירוג הצוות"). מימין — תרשים היום: מילוי "צוות" (אנשים בשעה) וקו "עסקאות" מהיסטוריית המכירות.

כל המגבילים מתוארים בהגדרות השיבוץ האוטומטי: אורך משמרת, מגבלות שעות וימים ברצף, מנוחה בין משמרות, חלון הלילה, משרות ועובדים אוניברסליים, כללי הקטינים. עובדים מוסתרים, מתלמדים, נעדרים ועסוקים בסניפים אחרים אינם משובצים. אחרי הריצה מופיע הכפתור "תובנות שיבוץ" עם רמזים — למשל, מי חסר ולמה. גם את המגבלות הקשיחות על השעות המשבץ מכבד: את מי שיתרתו קטנה ממשמרת מינימלית הוא אינו משבץ ביום, על משמרות ברירת מחדל שאינן נכנסות ביתרה הוא מדלג, ואם אחרי השיבוץ שעותיו של מישהו בכל זאת חרגו מהמגבלה — הוא מקצר את המשמרות שהוא עצמו שיבץ. שני המצבים מגיעים ל"תובנות שיבוץ": "משמרות קוצרו לפי מגבלת השעות הקשיחה (…)" ו"מגבלת השעות הקשיחה (…): … — השעות שנותרו פחות ממשמרת מינימלית, ולכן השיבוץ האוטומטי לא שיבץ אותם." את מגבלות הקטינים השיבוץ האוטומטי מחיל עכשיו תמיד, ולא רק מדגיש ברשת.

שלושה כלי העדפות — אל תתבלבלו:

• העדפות — הטבלה שבה המנהל מזין ומתקן את העדפות הצוות לשבוע;
• הוסף את כל העובדים עם העדפותיהם — מוסיף ליום שורות ריקות של המבקשים;
• לחיצה על העדפה בסיכום השבועי — הופכת העדפה מסוימת למשמרת.

העובדים עצמם משאירים העדפות בקבינט האישי שלהם; הימים שבהם ההעדפות אינן נלקחות בחשבון נקבעים בכרטיס העובד.

המשבץ מחשב את השבוע בלי לנעול אותו ושומר את התוצאה בבת אחת. אם בינתיים מישהו שינה יום בשבוע, השמירה מבוטלת עם ההודעה "לוח הזמנים השתנה במהלך המילוי האוטומטי — הריצו אותו שוב" — פשוט הריצו שוב.

המסלול למנהל חדש — משבוע ריק ועד סידור מאושר:

1. צרו את השבוע: "סקירה כללית" ← לשונית לוח זמנים לעובדים ← הוסף לוח זמנים חדש. פתחו אותו בכפתור "ערוך".
2. אספו את ההעדפות: הכפתור העדפות — בדקו והשלימו את מה שהצוות השאיר בקבינטים; "החל".
3. הריצו שיבוץ אוטומטי לשבוע: לשונית שבוע ← ⚡ תזמון אוטומטי. המשבץ יסגור את ההמלצה תוך התחשבות בהעדפות ובמגבלות.
4. קראו את "תובנות שיבוץ" 💡 — המשבץ עצמו יגיד היכן חסרו לו אנשים ולמה.
5. עברו על כל יום: הסירו את ה"+" בצבע אדום-לבנים ואת ה"−" בצבע חול על פסי המשרות (גררו או ציירו משמרות), טפלו בשמות האדומים, ובמידת הצורך הוסיפו אנשים בכפתור "+" על המשרה — גם מסניף אחר.
6. בדקו את ההפסקות — בלוקי המזלג לא צריכים ליפול על שעות השיא; הם נגררים בעכבר.
7. ודאו ב"ניתוח היום": הדיוק של כל יום פתוח אינו נמוך מהמינימום, "דירוג הקבוצה" ירוק בחלקי היום, ולתרשים "צוות/עסקאות" אין נפילות בשיאים.
8. שלחו ואשרו: ✈ שלח לאישור, ואז — מי שבידו ההרשאה — ✓ אשר. אחרי האישור הדפיסו: 🖨 "לוח זמנים שבועי" או "לוח זמנים יומי".

ל-ProSchedule יש אפליקציה לנייד — ProSchedule — ל-iOS ול-Android: הגרסה הניידת של הפלטפורמה כולה. יש בה שני מצבים: האזור האישי של העובד (שעות, משמרות והעדפות — כמו בקבינט ברשת) ומצב מנהל (סקירת סניף, משמרות היום, לוח מחוונים והגדרות — כמו באפליקציית המנהל ברשת). ביניהם עוברים באמצעות מתג דו-מצבי בסרגל העליון, מול האווטאר: סמל התיק — מנהל, סמל האדם — אזור אישי (אלה גם השמות שטכנולוגיות מסייעות מקריאות; המתג עצמו — מצב). סרגל הלשוניות הצף בתחתית המסך מציג רק את לשוניות המצב הנוכחי. המצב שנבחר נשמר במכשיר: בהפעלה הבאה האפליקציה תיפתח באותו מצב.

באזור האישי — שלוש לשוניות ופרופיל:

• סקירה כללית — טבעות שעות העבודה של החודש: תכנון, בפועל ויעד; את השדה יעד שעות אפשר לערוך ישירות בלשונית.
• לוח זמנים — לוח שנה מלא של משמרות עם שלושה מצבי תצוגה: "יום", "שבוע" ו"חודש"; למעלה — לוח שנה חודשי מתקפל. משמרות מתוכננות ומשמרות בפועל מוצגות כבלוקים צבעוניים, ונגיעה במשמרת פותחת את פרטיה. במצב "חודש" נגיעה בכל יום שיש בו משמרות פותחת רשימה של כל משמרות אותו היום. אם בהגדרות הכלליות מופעל "העובדים רואים רק משמרות מאושרות" (ברירת המחדל), משמרות עתידיות מלוח זמנים שלא אושר אינן מוצגות כאן — ימים כאלה מסומנים כ"ממתין לאישור".
• העדפות — עורך ההעדפות השבועי: זמני "מ… עד…", מתג יום חופש, משמרות לילה שחוצות חצות. במצב "חודש" מוצג לוח החודש עם סימון ההעדפה לכל יום (שעת ההתחלה או "חופש"); את היום שנבחר עורכים בכרטיס שמתחת ללוח.
• פרופיל — נפתח בנגיעה באווטאר בסרגל העליון: פרטי העובד, בחירת שפה (שפה), בחירת ערכת נושא (ערכת נושא: בהיר, כהה או מערכת — את ערכת הנושא בוחרים רק כאן; בסרגל העליון נמצא עכשיו במקומה מתג המצב) וכפתור התנתק. כל משתמש מחובר יכול להגדיר כאן תמונת פרופיל (הוספת תמונה / החלפת תמונה — התמונה נחתכת לריבוע ומופיעה גם בקבינט ברשת), ועובדים שנוספו ידנית יכולים למחוק את חשבונם לצמיתות בכפתור מחיקת חשבון — בתיבת האישור יש ללחוץ ולהחזיק את הכפתור החזק כדי למחוק.

מצב מנהל. לא כולם רואים את מתג המצב. למשתמשים עם חשבון מנהל מערכת נפרד הוא זמין תמיד; לעובדים שנכנסים דרך כרטיס העובד שלהם — רק אם תפקידם אינו מוגבל ללוח הזמנים של העובדים הקוויים: התפקיד אינו משתתף בלוח הזמנים של העובדים, או משתתף בלוח הזמנים של המנהלים. זהו אותו כלל שלפיו אפליקציית המנהל ברשת מכניסה משתמשים. סניפים וצמתי מבנה מוצגים בהיקף שהוקצה לחשבון. הלשונית מנהל מערכת קיימת רק לתפקידים עם סימון מנהל מערכת. במצב מנהל ארבע לשוניות:

• סקירת סניף — בסרגל העליון, ליד בחירת הסניף, שני כפתורים עם סמלים: כרטיס סניף ו-צוות (על השני — מספר העובדים). הם פותחים את אותם שני החלונות שנפתחים מהכפתורים בכותרת דף "סקירה כללית" ברשת (ראו להלן). בלשונית עצמה — הבלוק לוחות זמנים אחרונים עם מתג עובדים / מנהלים — לכל שבוע (או חודש, אצל המנהלים) הדיוק באחוזים (ירוק כשאינו נמוך מהמינימום שבהגדרות, אחרת אדום) והסטטוס: טיוטה, נשלח, אושר או לא נוצר. יצירה, פתיחה ומחיקה של לוחות זמנים נשארות בגרסת האינטרנט.
• משמרת — משמרות היום שנבחר (המקבילה של דף "משמרת" ברשת): בסרגל העליון — התאריך, בחירת הסניף וחיצים ליום אחורה/קדימה עם כפתור חזרה להיום. למעלה — אריחי המדדים של היום: הכנסה, SPMH, TPLH, שעות ו-תאימות (בפועל / מתוכנן והפער), ומתחתם החותמת נתונים עבור עם שעת החישוב. בהמשך — שדה חיפוש (לפי שם, "מזהה עובד במערכת" או "מזהה נוסף") והקבוצות מנהלים, עובדים ו-ללא לוח זמנים: לכל אדם — העמדה, הזמן לפי לוח הזמנים והכניסה/יציאה בפועל, שעות "בפועל / מתוכנן", כשמיקום ההפסקות מופעל — שורת משך הפסקה, וסמל סטטוס המשמרת בפועל (סימן וי — אושר, סימן שאלה — ממתין לאישור, איקס — לא אושר). משמרת שנרשמה עם אפס שעות לפי המגבלה הקשיחה מסומנת באיקס אדום וברמז "המשמרת התחילה אחרי שהמגבלה הושגה — נרשמה עם אפס שעות", משמרת שנחתכה — במספריים "המשמרת נחתכה לפי מגבלת השעות הקשיחה". באזור האישי (בטלפון וברשת) משמרת כזו מוצגת עם הסימון "הושגה מגבלת השעות היומית" (המגבלה השבועית, התקן החודשי) ואפס שעות, ומשמרת שנחתכה — עם הסימון "המשמרת נחתכה לפי מגבלת השעות הקשיחה". נגיעה בשורה פותחת את כרטיס האדם: לוח זמנים, זמן כניסה / יציאה, שעות, רשימת התקופות לפי לוח הזמנים וכל המשמרות בפועל עם העורך, שעת העריכה וההערה (משמרות בארכיון מעומעמות). אי אפשר לפתוח, לסגור, לערוך או לאשר משמרת מהטלפון.
• לוח מחוונים — מדדים לשבוע אחד (גבולות השבוע — לפי יום השבוע הראשון שבהגדרות; טווח התאריכים מוצג בסרגל העליון). בסרגל — בחירת צומת המבנה (מבנה: שרשרת ההורים וצמתי הבן הזמינים לכם; החץ חזרה עולה רמה אחת למעלה) וחיצים לשבוע אחורה/קדימה עם חזרה לשבוע הנוכחי. כרטיס ההגדרות: השורה השוואה בוחרת מה מושווה למה — מתוכנן vs מוצב, משמרות עובדות vs מתוכנן או משמרות עובדות vs מוצב; המתג כלול משמרות שלא אושרו מוסיף לנתוני הביצוע משמרות שעדיין ממתינות לאישור. מתחת — אריחי המדדים של הצומת שנבחר (דיוק, שעות, שעות לא יצרניות, SPMH, TPLH, IPLH, COL, ניצול קיבולת שעות, מכירות עם שורת עסקאות, שעות הדרכה; IPLH ו-ניצול קיבולת שעות רק כשיש מאחוריהם נתונים) עם ערך ההשוואה והפער, ורשימת מבנה: שורה לכל צומת בן עם שעות, דיוק וסטטוס (סטטוס לוח הזמנים אצל סניף, סטטוסים — שיעור המאושרים — אצל קבוצה); נגיעה בשורה זמינה נכנסת לתוכה. חשבון שלא הוקצה לו מבנה רואה במקום הדוח את ההודעה לא הוקצה מבנה ארגוני.
• מנהל מערכת (למנהלי מערכת בלבד) — ההגדרות הכלליות באותו סדר כמו בדף "מנהל מערכת" ברשת: הגדרות ממשק (יום השבוע הראשון: א׳, ב׳ או ג׳), תזמון אוטומטי ו-נוכחות וזמן. ישירות מהטלפון אפשר לשנות מתגים (נכנסים לתוקף מיד), פרמטרים מספריים (נפתח חלון עם שדה, חיצי הגדלה/הקטנה וכפתורי שמור / בטל, ובפרמטרים אופציונליים גם נקה; מתחת לשדה מוצג הטווח המותר), זמנים (גלגל שעות ודקות בצעדים של 30 דקות) ופרמטרים עם בחירה מרשימה (רשימה עם סימון הבחירה הנוכחית) — למשל עגל את תחילת המשמרת ל־ או עיגול תחילת/סיום משמרת בפועל. סולם ההפסקות (משך הפסקה) וסיבות לאישור משמרות בפועל מוצגים לקריאה בלבד; שפת הממשק של החברה, תפקידים, מבנה, הצבה ולוח השנה מוגדרים בגרסת האינטרנט. חשבונות עם הרשאת קריאה בלבד לחלק "מנהל מערכת" רואים למעלה את הכרטיס בחלקים מסוימים לחשבון יש הרשאת קריאה בלבד, וכל פקדי הבקרה מושבתים.

כרטיס הסניף בטלפון. הכפתור כרטיס סניף בלשונית סקירת סניף פותח את אותו החלון שיש בגרסת האינטרנט, וגם כאן אפשר לערוך אותו. בכותרת החלון — שם הסניף, ומיד תחתיו מתג בין שתי לשוניות: שעות עבודה ו-משמרות. בתחתית החלון, מתחת לתוכן הלשונית — השדה דוא"ל (כתובת שגויה משביתה את שמור) ו-קונספט סניף — רשימת הקונספטים עם הערך לא צוין לניקוי הבחירה.

בלשונית שעות עבודה מופיע הבלוק הכנה וניקיון עם השדות שעות לפני פתיחה (ממינוס 6 עד 6, בקפיצות של 0.5) ו-שעות לאחר סגירה (0–12): הערך נקבע בחלון עם חיצים, והכפתור נקה מחזיר את השדה ל-"—", כלומר לירושה מההגדרות הכלליות. אחריו — הבלוק תקופת פתיחה וסגירה: שורה אחת לכל יום בשבוע, ובשורה — שם היום, שעות הפעילות שלו לאורחים (ביום סגור — סגור, ביום שפועל 24 שעות ביממה — מסביב לשעון) ומתג אדום שסוגר ופותח את היום. יום שפותחים במתג מקבל את השעות 10:00–22:00, בדיוק כמו בגרסת האינטרנט. נגיעה בשורה פותחת את חלון אותו היום: המתגים סגור ו-מסביב לשעון ("עבודה טכנולוגית 24 שעות (צריך רק מנהל וסוגרים טכנולוגיים)") והשעות מאז / עד (גלגלת בקפיצות של 30 דקות; פתיחה לא לפני 06:00, וסגירה אחרי חצות מסומנת בסימן ⁺¹). הכפתור שמור בחלון הזה מעביר את היום לכרטיס, ו-בטל סוגר אותו בלי שינויים. הלשונית משמרות מציגה את סוגי משמרות המנהלים של קונספט הסניף: שם המשמרת בצבע שלה, תחילת משמרת ו-משך משמרת, ובאלה שהוגדרו מחדש גם השורה אפס לברירת מחדל. שינויים בלשונית הזו נשמרים מיד; כל השאר בכרטיס נשמר בכפתור שמור שבתחתית החלון (בטל סוגר בלי לשמור).

כפתור המגן שבכותרת הכרטיס פותח את פרטי ההתחברות של הסניף: מזהה הארגון, שם המשתמש של הסניף ו-סיסמה. הערכים מוסתרים בנקודות וסמל העין חושף אותם, והכפתור איפוס שליד הסיסמה מנפיק חדשה לאחר אישור בדיאלוג — הסיסמה הישנה מפסיקה לפעול מיד. מה זמין תלוי בהרשאות התפקיד: בלי ההרשאה יכול לערוך שעות פתיחה וסגירה הלשונית שעות עבודה היא לקריאה בלבד, בלי יכול לערוך פרמטרי תזמון משמרת — גם הלשונית משמרות, וכפתור פרטי ההתחברות מושבת בלי גישה לפרטי ההתחברות של הסניף. בחשבונות לקריאה בלבד כל הפקדים מושבתים והכפתור שמור אינו מוצג.

הצוות בטלפון. הכפתור צוות פותח את רשימת עובדי הסניף עם שדה חיפוש (לפי שם, "מזהה עובד במערכת" או "מזהה נוסף"): בשורה — ראשי התיבות של השם בצבע התפקיד, השם, התפקיד, ואם יש כזה — סימון הכשרה אחד: בהכשרה או NSO; עובדים מוסתרים נשארים ברשימה, בעמעום, עם סמל של עין מחוקה. המספר שליד הכותרת צוות זהה למספר שעל הכפתור שפתח את הרשימה. כשאין תוצאות לחיפוש — לא נמצאו עובדים. נגיעה בשורה פותחת את כרטיס העובד עם אותם פרמטרים שיש בשורת הטבלה ברשת, וכל שינוי נשמר מיד: תפקיד (נדרשת ההרשאה יכול לשנות תפקידי חברי צוות; לעובדים מהאינטגרציה הרשימה מוגבלת לתפקידים של המשרה שלהם), דירוג עובד (0–10, בקפיצות של 0.5), הצג (כיבוי מסתיר את העובד מלוחות הזמנים), סטטוס ההכשרה — לא, בהכשרה או NSO (תפקיד "להכשרה בלבד" אינו מאפשר לבחור לא), המתגים מוכנה להעברה למשמרות בסניפים אחרים, יכול לעבוד בלילה ו-עובד אוניברסלי, שלוש משרות לפי עדיפות (1, 2, 3 — המשרות וקבוצות המשרות של הקונספט; משרה שכבר נבחרה בשורה אחרת אינה מוצעת שוב) והשורה היעדרויות. היא פותחת את רשימת התקופות: לכל אחת סוג (חופשה, מחלה או אחר), תקופה (לוח שנה לבחירת טווח) ו-מחק עם אישור, והכפתור הוסף תקופת היעדרות יוצר תקופה חדשה. אצל עובד מוסתר כל הפקדים מלבד הצג מושבתים — עדיין אפשר לקרוא את תקופות ההיעדרות, אך לא לשנות אותן. במצב "לפי הסמכות" חלים אותם כללים כמו בגרסת האינטרנט: ברשימות התפקידים והמשרות — רק מה שההסמכות פותחות (הערך הנוכחי מסומן "אין הסמכה"), "בהכשרה" או "NSO" ניתן לבחור רק אצל עובדים ללא הסמכה, ואין מתג "עובד אוניברסלי". הוספה ומחיקה של עובדים, וכן שאר שדות כרטיס העובד ברשת (פרטי קשר, שכר, לוחות זמנים שמורים), נשארות בגרסת האינטרנט.

הסניף ללשוניות סקירת סניף ו-משמרת נבחר פעם אחת — בכפתור עם סמל הסניף ושמו בסרגל העליון (כותרת הרשימה — סניף). ברשימה רק הסניפים הזמינים לחשבון; הבחירה משותפת לשתי הלשוניות ונשמרת בנפרד לכל שרת חברה. כשזמין סניף אחד בלבד הכפתור אינו פעיל. כל מה שאין בטלפון נעשה בגרסת האינטרנט: מסכים כאלה מסתיימים ברמז עריכה זמינה בגרסת האינטרנט.

התראות באפליקציה. הפעמון התראות נמצא בסרגל העליון של כל לשונית, מול האווטאר; העיגול האדום עליו הוא מספר ההתראות שלא נקראו. הוא פותח את המסך התראות עם מתג הכל / לא נקרא / ארכיון — אותן שלוש רשימות ואותן התראות כמו בפעמון של אפליקציית הרשת. המסך נפתח ישר בלשונית לא נקרא. הקשה על שורה שלא נקראה מסמנת אותה כנקראה; סימן ה-✓ בסרגל העליון הוא סמן הכל כנקרא (מוצג כל עוד יש משהו שלא נקרא); הכפתור ארכב נקרא בתחתית הדואר הנכנס מעביר את אלו שנקראו לארכיון. משיכת הרשימה למטה מרעננת אותה. רשימה ריקה מציגה אין עדיין התראות.

כניסה — באותן דרכים כמו בקבינט ברשת: קוד חד-פעמי לאימייל (כפתור שלח קוד) או סיסמה (כפתור כניסה) — אימייל, טלפון, שם משתמש או מספר עובד יחד עם הסיסמה האישית. הקישור שכחת סיסמה? לא משנה את הסיסמה מיד: לאימייל נשלח קישור שתקף 30 דקות. פתחו אותו ולחצו על שלח סיסמה חדשה — הסיסמה החדשה תגיע לאותה כתובת, ועד אז הסיסמה הנוכחית ממשיכה לעבוד. המסך יציג בדוק את האימייל שלך גם אם שם המשתמש לא קיים או שלחשבון אין אימייל — כך אדם זר לא יוכל לדעת אם החשבון קיים. לכל חשבון נשלחים לכל היותר שלושה קישורים בשעה.

כניסה דרך Google, Apple ו-Telegram. מתחת לטופס הכניסה מופיעים הכפתורים כניסה עם Telegram ו-כניסה עם Google, וב-iPhone גם כפתור המערכת "כניסה עם Apple". כפתור מוצג רק אם מנהל המערכת הפעיל את השיטה הזו בשרת שלכם, ולכן ייתכן שבשרתים שונים תראו כפתורים שונים. האפליקציה מאמתת את הכניסה מול Google, Apple או Telegram עצמם, והשרת משווה את התוצאה לכרטיס העובד: כתובת האימייל (ב-Google וב-Apple) או שם המשתמש ב-Telegram חייבים להיות אלה שרשומים בכרטיס — אחרת תופיע ההודעה "לא נמצא כרטיס עובד התואם לחשבון הזה" ויש לבקש ממנהל המערכת להוסיף אותם. ב-iPhone הכפתורים בבלוק הזה מוצגים רק יחד עם "כניסה עם Apple": אם מנהל המערכת לא הפעיל את Apple בשרת שלכם, הבלוק כולו מוסתר ונשארות הכניסה בקוד ובסיסמה. האפשרות "הסתר את האימייל שלי" של Apple לא תתאים: היא מספקת כתובת זמנית שאינה מופיעה בכרטיס. אם בהמשך תבטלו ל-ProSchedule את ההרשאה "כניסה עם Apple" בהגדרות ה-iPhone (או תמחקו את חשבון Apple עצמו), השרת מקבל על כך הודעה והקישור בין חשבון Apple הזה לכרטיס העובד נמחק — הכרטיס עצמו, המשמרות והשעות אינם משתנים, ובכניסה הבאה עם Apple פשוט צריך לאשר את ההרשאה מחדש.

שרת החברה. כל חברה מפעילה שרת ProSchedule משלה, והאפליקציה מחוברת לאחד מהם בכל רגע נתון. בתחתית מסך הכניסה תמיד מופיע כרטיס אחד. כל עוד לא חוברה החברה שלכם כתוב עליו הוספת שרת, והאפליקציה עובדת מול שרת ProSchedule שכברירת מחדל — אפשר להיכנס מיד. לאחר החיבור אותו כרטיס מציג את שם החברה ואת כתובת השרת שלה, וסמל הפח שעליו מנתק את השרת (בתיבת האישור — הכפתור מחק) ומחזיר את המסך למצבו ההתחלתי. חיבור חברה אחרת פשוט מחליף את הנוכחית; בשני המקרים נתוני הכניסה לשרת הקודם נמחקים. כתובת השרת הנוכחי מוצגת בתחתית מסך פרופיל. החלפת שרת אפשרית רק ממסך הכניסה: התנתקו קודם מהחשבון.

המסך הוספת שרת נפתח על שדה אחד — שם החברה. הזינו את השם שקיבלתם ממנהל המערכת, והאפליקציה תמצא לפיו את כתובת שרת החברה שלכם במדריך המשותף. אם החברה עדיין לא רשומה שם, הקישור יש לי כתובת שרת פותח את השדה כתובת השרת (לדוגמה https://schedule.mycompany.com), והקישור יש לי שם חברה חוזר. הכפתור חיבור בודק את הכתובת לפני השמירה, כך שכתובת שאין מאחוריה שרת ProSchedule תדווח מיד. אין צורך להמציא שם לשרת: הוא נלקח מהמדריך המשותף, ואם החברה אינה רשומה שם — מהשרת עצמו.

הכניסה מתבצעת בנפרד בכל שרת: לכל אחד סשן משלו, התקף עד 30 יום. מעבר לשרת אחר או מחיקת שרת מוחקים את נתוני הכניסה השמורים של השרת הקודם — במכשיר לא נשארת גישה לחברה שאינכם עובדים איתה עוד. גם התנתקות מהחשבון או עזיבת החברה מפסיקות את הגישה.

שפות הממשק — רוסית, אנגלית, עברית (מימין לשמאל) ואוזבקית: האפליקציה עוקבת אחרי השפה שנקבעה בפרופיל הקבינט, ואפשר להחליף אותה במסך פרופיל.

לוחות המנהלים חיים ב"סקירה כללית" בלשונית לשונית לוח זמנים למנהלים — כרטיס לחודש עם סטטוס ואריחים: "שעות" (מול האידיאל), "שעות עודפות", "שעות חסרות" ו"דיוק". הכפתור הוסף לוח זמנים חדש יוצר את החודש שאחרי החדש ביותר. בעורך בוחרים חודש בבורר (חודשים קיימים), סניף — בחיפוש; לצוות הלוח נכנסים אוטומטית העובדים של התפקידים עם הדגל "בשימוש בלוח זמנים של מנהלים". אין כפתור "שמור" — השינויים חלים מייד, ומגבים אותם "בטל"/"בצע שוב".

הרשימה הנפתחת של התא: "..." (ניקוי), יום חופשי, מחלה וסוגי המשמרות הזמינים לסניף לפי הקונספט ותפקיד המנהל (ראו את הפרק על סוגי המשמרות). משמרת ויום חופשי דוחקים זה את זה; רקע צהוב של עמודה — יום סגור של הסניף. כשהמגבלות הקשיחות על השעות מופעלות הרשימה מציגה "זמין במסגרת המגבלה: … ש׳" ליום הזה ומשביתה את סוגי המשמרות שאינם נכנסים ביתרה (היתרה סופרת את שעות המנהל בכל הסניפים, כולל משמרות בסידור העובדים). אותה שורה קיימת גם בחלון הזמן המיוחד ⚙ — שם היא מאדימה אם המשך שהוזן עולה על היתרה. ניסיון לשבץ בכל זאת עודף מבוטל עם ההודעה "המשמרת חורגת ממגבלת השעות היומית של העובד" (השבועית, התקן החודשי), ו"בטל" לא ישחזר משמרת מעבר למגבלה: "אי אפשר לבטל: המשמרות המשוחזרות יחרגו ממגבלת השעות".

יום סגור. אם ביום מסוים הסניף אינו פועל, סמנו אותו: לחצו על כותרת היום ובחרו סימון היום כסגור. העמודה מקבלת רקע צהוב ומנעול במקום סמל הסטטוס, אי אפשר יותר לשבץ משמרות ביום הזה, והמשמרות וימי החופש שכבר עמדו בו מוסרים. העיקר: יום סגור אינו נחשב לחור בסידור — הוא אינו פוגע בדיוק של החודש — הוא כלל אינו משתתף בחישוב, שנעשה על הימים שהסידור באמת דורש מהם משהו. יום סגור אינו יכול לקלקל את החודש, וגם אינו נחשב ליום מוצלח. גם תקן השעות של המנהלים אינו משתנה: הוא מגיע מלוח השנה הארגוני (ראו את הפרק על סופי שבוע וחגים), ולא ממספר הימים שבהם הסניף פתוח. כדי להחזיר את היום, בחרו פתיחת היום — המשמרות אינן משוחזרות ויש לשבץ אותן מחדש (או ללחוץ מיד על "ביטול"). אפשר לסמן ימים רק בסטטוס "טיוטה" ועם ההרשאה לערוך סידורי עבודה.

יום בשבוע שבו הסניף כלל אינו פועל אינו דורש סימון: הסידור לוקח את שעות הפעילות מכרטיס הסניף (ראו את הפרק על כרטיס הסניף). אם ליום בשבוע לא הוגדרו שם שעות פעילות, לא נדרשות בו משמרות רגילות — היום אינו נחשב לחור. שגרות הקשורות לאותו יום בשבוע (ספירות מלאי, סגירת חודש) עדיין נדרשות ומשובצות אוטומטית: דלתות סגורות אינן מבטלות את העבודה מאחור. אם שגרה כזו לא שובצה, הדבר משפיע על הדיוק בדיוק כמו ביום מסחר; ויום שלא נדרש ממנו דבר אינו נכנס לחישוב. אפשר גם לשבץ משמרות ביום כזה.

בסידור יום כזה נראה סגור: עמודה צהובה ומנעול במקום סמל הסטטוס. אך הפריט סימון היום כסגור אינו מוצע עבורו — היום סגור על ידי כרטיס הסניף ואי אפשר לפתוח אותו מכאן; כדי לשנות זאת ערכו את שעות הפעילות בכרטיס. ואם שגרה של אותו יום לא שובצה, המנעול מפנה את מקומו לסמל האזהרה הכתום הרגיל: דלתות סגורות אינן סיבה להסתיר ספירת מלאי שלא בוצעה.

שיבוץ אוטומטי של החודש ⚡ משלים את התאים הריקים: קודם ההעדפות (אם הדגל "התחשבות בהעדפות העובדים בתכנון האוטומטי" דלוק), אחר כך משמרות השגרה הנוספות לפי לוח החזרה שלהן (התפקיד המועדף — ראשון), ואז משמרות ברירת המחדל לפי חלקי היום — תוך שמירה על רצף חלקי היום (אחרי ערב/לילה לא משובץ בוקר), "מקסימום משמרות ברצף" של הסוג, מגבלות סדרות ימי העבודה ובלוקי הימים החופשיים, נורמות השעות והמשמרות בסניפים אחרים. מי שהכי קרוב לחוסר במאזן השנתי — מקבל משמרת ראשון. המשבץ רק מוסיף: "נקה לוח זמנים" לפני ההרצה נותן דף חלק. את המגבלות הקשיחות על השעות הוא מכבד: משמרת שאינה נכנסת ביתרת המנהל אינה משובצת.

בלוח זמנים בלי מנהלים מופיע במקום הרשת הכרטיס אין מנהלים בלוח הזמנים; בטיוטה יש בו הכפתור עדכן צוות הסניף. אפשר להוסיף מנהלים אחד אחד בכפתור הוסף חבר צוות בכותרת לוח הזמנים.

המסלול מחודש ריק ועד לוח מאושר:

1. צרו את החודש: "סקירה כללית" ← לשונית לוח זמנים למנהלים ← הוסף לוח זמנים חדש; פתחו אותו בעורך.
2. עדכנו את צוות הסניף ↻ — ההרכב, התפקידים והנורמות יימשכו מהכרטיסים העדכניים.
3. אספו את ההעדפות: החלון העדפות; הדליקו את העין 👁 אם המשבץ צריך להתחיל מהן.
4. הריצו שיבוץ אוטומטי ⚡ — משמרות השגרה וברירת המחדל יסגרו את החודש לפי כללי הסוגים.
5. עברו על תגי הימים: קודם האדומים ▲ (שעות הפעילות אינן מכוסות), אחר כך הכתומים ! — הריחוף יגיד איזו משמרת חסרה או עודפת.
6. השוו את השעות לנורמה בסוף השורות: אדומות — חריגה; לחיצה על המספר תציג פילוח לפי סוגי משמרות. זמן של משמרת בודדת נערך בגלגל השיניים ⚙ על התא.
7. בדקו את "דירוג צוות" לפי ימים והשאירו "הערות" לעמיתים היכן שצריך.
8. שלחו ואשרו: ✈ (נדרש דיוק ≥ מינימום המנהלים ואפס קונפליקטים קריטיים), ואז ✓ אשר.
9. הדפיסו 🖨 "הדפסת לוח זמנים לחודש" — ה-PDF ללוח המשמרות.

בכותרת — סניף (חיפוש לפי שם), התאריך עם כפתור חזרה להיום (לוח השנה מתחיל ביום השבוע הראשון מ"הגדרות ממשק") וחיפוש ברשימה: לפי שם, "מזהה עובד במערכת" או "מזהה נוסף". הסניף שנבחר נשמר.

אריחי המדדים: הכנסה — בפועל / תחזית היום והסטייה מהתחזית עד השעה הנוכחית; SPMH ו-TPLH — בפועל / תוכנית; שעות — שעות היום בפועל / מתוכננות (אדומות כשהשעות בפועל כבר עולות על המתוכנן); תאימות — שיעור ההחתמות שתאמו את לוח הזמנים: ירוק מעל 90 %, כתום מעל 70 %, מתחת — אדום. מתחת לאריחים — החותמת נתונים עבור עם שעת החישוב.

מעל הרשימה — שלושה כפתורים. הוסף משמרת פותח אדם שאינו בלוח הזמנים של היום הזה: חיפוש בצוות הסניף, וכשהתיבה מהסניף הנוכחי כבויה — בסניפים אחרים; הכפתור זמין רק כש"ניתן לסמן משמרות ידנית" מופעל — אותה תיבה מפעילה ומכבה גם את כפתורי הכניסה והיציאה בשורות הרשימה. ⚡ קובע כניסה ויציאה לפי לוח הזמנים לכולם בבת אחת — אחרי השאלה "האם אתה בטוח שברצונך להגדיר זמני כניסה/יציאה לפי המשמרת". כש"ניתן לסמן משמרות ידנית" כבוי הדיאלוג מציין זאת בנפרד: רק המשמרות שכבר נקלטו מהביומטריה ייקבעו לפי לוח הזמנים, ולמי שלא סימן נוכחות לא תיווצר משמרת. הדפסה מייצאת PDF של הרשימה בדיוק כפי שהיא על המסך: עם אותו חיפוש, מיון וקבוצות.

הרשימה מחולקת לקבוצות מנהלים, עובדים וללא לוח זמנים. העמודות: שם, זמן כניסה / יציאה, לוח זמנים, הפסקה (רק כש"מיקום הפסקות צהריים" מופעל), מיקום, שעות. לחיצה על הכותרת "שם" או "לוח זמנים" ממיינת; הבחירה נשמרת.

עריכה זמינה אם לתפקיד יש הרשאה לערוך משמרות בפועל, היום אינו מעבר ל"עריכת המשמרות… נסגרת בתאריך" ודוח השעות של היום הזה עדיין לא אושר (ראו את הפרק על דוח השעות). אחרת כל הדף לקריאה בלבד.

התג על כפתור היציאה מסכם את כל המשמרות בפועל של האדם ביום: סימן וי ירוק — כולן אושרו (אושר); סימן שאלה כתום — יש עריכה בסטטוס ממתין לאישור; אדום — יש עריכה בסטטוס לא אושר (שנדחתה) או משמרת שאינה נספרת: "המשמרת לפני תאריך תחילת העבודה ואינה נספרת", "המשמרת בתוך תקופת היעדרות (חופשה/מחלה)" או "המשמרת התחילה אחרי שהמגבלה הושגה — נרשמה עם אפס שעות". תג אדום עם סימן וי בתוכו — העריכה נדחתה, ובתוקף השעה שאושרה קודם: היא שמוצגת על הכפתורים.

התחלה וסיום של משמרת. כל עוד אין החתמת כניסה, לחיצה על "…" פותחת את השאלה: "המשמרת תיפתח בשעת ההתחלה שבסידור. אפשר לערוך את ההחתמה לאחר מכן." — עם הכפתור התחלת משמרת. כל עוד אין החתמת יציאה — סיום משמרת: "הכניסה והיציאה של כל משמרות העובד היום ייקבעו לפי הסידור. אם הסידור מאושר, הרישומים יאושרו מיד." שני הכפתורים קובעים את השעה לפי לוח הזמנים, לא "עכשיו"; לאדם ללא לוח זמנים אין אותם — את השעה שלו מזינים בחלון העריכה.

לוח זמנים — תקופות "מ – עד" מסידור העובדים או מלוח המנהלים; סימן איסור אדום — אין לוח זמנים ליום. מיקום — נקודה צבעונית ושם המשרה; אצל מנהלים — סוג המשמרת.

לחיצה על שעה פותחת את החלון "‹שם› — זמן כניסה / יציאה". בו שורה לכל משמרת בפועל של היום: השדות כניסה, הפסקה (לקריאה בלבד — מחושבת לפי סולם ההפסקות) ויציאה. שעה שחרגה מהסטייה המותרת שבהגדרות לא תישמר: "שעת הכניסה מוקדמת מהמקסימום לפני תחילת המשמרת" / "שעת היציאה חורגת מהמקסימום לאחר סיום המשמרת" — ראו "זמן מרבי מותר לפני תחילת משמרת (דק׳)" ו"…אחרי סיום משמרת (דק׳)". בקצה השורה שני כפתורים: ↻ אפס ללוח הזמנים המתוכנן (הכניסה והיציאה נקבעות לפי התוכנית) ו-🗑 מחק — המשמרת עוברת לארכיון: היא נעלמת מהסיכומים, אך ההיסטוריה שלה נשארת גלויה בעמעום. הכפתור הוסף משמרת פותח משמרת שנייה באותו יום כשהקודמת סגורה. שמור רושם רק את השעות ששונו; עריכה כזו נכנסת להיסטוריה בסטטוס ממתין לאישור.

היסטוריית שינויים — הטבלה שמתחת לשדות: יוזם, זמן כניסה / יציאה, הערות, זמן שינוי, סטטוס. השורה העליונה — זו שבתוקף; מתחתיה — כל ההיסטוריה בצבע מעומעם. החתמות של ביומטריה וטרמינלים חתומות "Integration"; קיצוצים אוטומטיים (לפני הפתיחה, אחרי סגירת הסניף, לפי המגבלות) מוסברים ישירות בהערה.

אישור. לרשומה העליונה בסטטוס "ממתין לאישור" שני כפתורים: ✓ אשר — פותח חלון עם השדה בחרו סיבה (ניסוחים מוכנים מההגדרה "סיבות לאישור משמרות בפועל") והערה — ו-✕ דחייה עם הערה חובה. מי רשאי לאשר משמרות של עובדים ומי — של מנהלים, נקבע בהרשאות התפקיד (ראו "פרמטרי גישה"); לאדם ללא לוח זמנים מספיקה כל אחת משתי ההרשאות. עריכה שנדחתה אינה נמחקת: השעה שאושרה לאחרונה נכנסת לתוקף, ותג היום מאדים עד שהמנהל יטפל בזה. הסטטוסים בעמודה: אושר, ממתין לאישור, לא אושר, בארכיון.

כשהמתגים "מגבלה קשיחה על שעות ביום / בשבוע / בחודש (תקן)" מופעלים (ראו את הכלל בהגדרות), בדף מופיעים שני סימונים.

• משמרת עם אפס שעות — המגבלה מוצתה עוד לפני הכניסה: הכניסה והיציאה נרשמו באותה שעה, תג היום אדום, והרמז — "המשמרת התחילה אחרי שהמגבלה הושגה — נרשמה עם אפס שעות" עם שם החלון ("הושגה מגבלת השעות היומית", "הושגה מגבלת השעות השבועית" או "הושג תקן השעות החודשי"). בהיסטוריה לרשומה הזאת יש צ'יפ עם אותו שם, ובהערה — שעת היציאה האמיתית. שעות המשמרת הזאת בסיכומים — אפס.
• משמרת שנחתכה — היציאה הוזזה לרגע שבו המגבלה מוצתה. סטטוס המשמרת אינו משתנה (היא יכולה להיות מאושרת או ממתינה לאישור), אך ליד השעות עומדים המספריים ✂ עם הרמז "המשמרת נחתכה לפי מגבלת השעות הקשיחה" ואותו שם חלון; הצ'יפ קיים גם בהיסטוריה. את "הזנב" שאחרי החיתוך אי אפשר להחזיר באישור: האישור בודק שוב את המגבלה, והשעות העודפות נחתכות שוב.

גם עריכות ידניות של השעה, "אפס ללוח הזמנים המתוכנן" ו-⚡ עוברות דרך המגבלה: זמן מעבר ליתרה נחתך בשמירה עם הסבר בהערה. לשחרר שעות אפשר רק בהעברת משמרת אחרת מאותו חלון לארכיון. אם ביום פועלות כמה סיבות בו-זמנית, הרמז מציין את העיקרית: לפני תאריך תחילת העבודה ← תקופת היעדרות ← מגבלה קשיחה.

הכפתור הדפסה מייצא PDF "‹סניף› משמרות_‹תאריך›": כותרת עם הסניף והתאריך, אריחי המדדים עם הסטיות ואותן קבוצות מנהלים, עובדים, ללא לוח זמנים במיון הנוכחי ועם החיפוש הנוכחי. הסטטוסים מודפסים כסמלים: ✓ — אושר, ? — ממתין לאישור, ✕ — לא אושר, ○ — כניסה ללא יציאה; סטיות מלוח הזמנים — עם סימן. משמרות לפני תאריך תחילת העבודה, בתוך תקופת היעדרות ועם אפס שעות לפי המגבלה מסומנות בהערות שוליים מתחת לטבלה, ואלה שנחתכו לפי המגבלה — בכוכבית ליד השעות. הצבעים ב-PDF רק רומזים: הדפסה בשחור-לבן אינה מאבדת דבר.

בחרו סניף ותקופה בראש הדף. לצדם — חיפוש עובדים: לפי שם, "מזהה עובד במערכת" או "מזהה נוסף". מימין: מסננים (תפקידים, משמרות — סניף בלבד או כל הצוות, וכן הצג עובדים שפוטרו), המתג "רשימה ↔ לוח שנה", הדפסה, אשר ✓ וביטול אישור ✕.

רמת האישור נקבעת לפי תפקיד המשתמש — ראו "תעריף התפקיד ורמת אישור דוח השעות". ללא רמה שני הכפתורים כבויים. האישור ניתן עד היום המלא האחרון של התקופה (ולא מאוחר מאתמול).

משמרות שנפגעו ממגבלת השעות הקשיחה. משמרת שנרשמה עם אפס שעות (המגבלה מוצתה עוד לפני הכניסה) מוצגת בלוח השנה באיקס אדום ו"- -" במקום שעות, ובחלון העובד — בשעת כניסה אחת; לסיכומים היא נכנסת כאפס. משמרת שנחתכה לפי המגבלה שומרת על הסטטוס שלה אך מקבלת מספריים ✂ (בלוח השנה — נקודה כתומה בפינת התא); הרמז מציין את החלון: "המשמרת נחתכה לפי מגבלת השעות הקשיחה (הושגה מגבלת השעות השבועית)". ברשימה לפי עובדים ליד השם עומד מונה אדום של משמרות כאלה — "משמרות שהושפעו ממגבלת השעות". בטופס המודפס ימים עם משמרות אפס מודגשים באדום. אותם סמלים מופיעים בדף "משמרת": על הכרטיס, בחלון "זמן כניסה / יציאה" ובהיסטוריית השינויים.

שלושת הכפתורים — הדפסה, אשר ✓ וביטול אישור ✕ — פותחים את אותו חלון בחר סניפים: חיפוש לפי שם, תיבות סימון, בחר הכל ואיפוס. ההדפסה מייצאת קובץ אחד לכל הסניפים המסומנים; האישור חותם על כל אחד מהם לתקופה שנבחרה, והביטול מסיר את החתימה.

הסניף הנוכחי מסומן מראש — אם הפעולה שנבחרה זמינה עבורו בכלל. השאר מוצגים באפור עם הסיבה. באישור זו כבר אושר — הרמה שלכם כבר חתמה על הדוח עד אותו יום; בביטול זו לא אושר — אין מה להסיר. סיבה משותפת לשתי הפעולות היא אושר ברמה גבוהה יותר: תחילה יש לבטל את החתימה שמעל.

הסניפים מטופלים אחד-אחד. אם חלקם נכשלו, החלון יישאר פתוח ויציג לא ניתן היה לאשר (או לא ניתן היה לבטל את האישור) עם שמותיהם: השאר כבר טופלו ואין צורך לחזור עליהם.

אישור סוגר את עריכת המשמרות בפועל עד ליום הנקוב ועד בכלל — גם בדף "סקירת היום" וגם בדוח התיקונים; הביטול פותח אותה מחדש. הביטול מסיר את החתימה העליונה מבין אלה שאינן מעל הרמה שלכם, כך שקריאה נוספת מסירה את הבאה מתחתיה.

הכותרת. יחידה — הענף שלכם במבנה; חזרה בשורת הכותרת עולה רמה אחת למעלה. אם לחשבון המשתמש לא הוקצתה יחידה, העמוד יציג "לא הוקצה מבנה ארגוני".

החודש. מחליפים אותו בחצים התקופה הקודמת ו-התקופה הבאה; החודש הנוכחי מחזיר לחודש הנוכחי. חודשים עתידיים אינם זמינים. החודש הנוכחי מחושב בזמן אמת, החודש הקודם — לפי תמונת המצב השמורה (ראו "חודש ה-PPR"). אם לחלק מהסניפים אין תמונת מצב, למעלה מופיע פס צהוב ללא תמונת מצב: עבור הסניפים האלה מוצגים הנתונים הנוכחיים. החודש נשמר בכתובת העמוד, כך שאפשר לשתף אותו בקישור.

תרשימים.

• מבנה מנהלים — לכל תפקיד ניהולי בפועל ואידיאלי, ובסוף הפס — אחוז הביצוע (ברמז הוא מסומן "בפועל / אידיאלי").
• מבנה עובדים — שתי טבעות: החיצונית — צוות העובדים לפי תפקידים, הפנימית — החלק של "מתלמד" בכל הצוות. במקרא, לכל תפקיד ול"מתלמד" — תחת "בפועל" מספר האנשים והחלק בצוות, ותחת "אידיאלי" החלק המינימלי שהוגדר (0 % — אין מינימום). עמודת "אידיאלי" אינה מוצגת אם אף מדרגה אינה מתאימה לאף סניף.

העמודות של הטבלה "מבנה". שורה — יחידה או סניף.

• מכירות חודשיות ממוצעות — לפי תחזית ההכנסות;
• עמודה לכל תפקיד ניהולי — "בפועל / אידיאלי" ותגית ביצוע;
• עמודה לכל תפקיד עובדים — "בפועל / אידיאלי" באנשים, כשהאידיאלי הוא מינימום, ותגית: ירוקה — המינימום מולא (בתקן של 0 % — סימן ✓), צהובה — 50 עד 99 % מהמינימום, אדומה — פחות מ-50 %, אפורה "—" — אין תקן;
• "מתלמד" — "בפועל / אידיאלי" באנשים והחלק בצוות, עם תגית לפי אותו כלל: מעל המינימום — גם ירוקה;
• לחודש הקודם עוד שתי עמודות: סטטוס החודש ורמת אישור PPR.

אם בכותרת נבחר הסניף עצמו, במקום הטבלה מופיע הכפתור פתיחת PPR של המסעדה. בטלפון הטבלה הופכת לכרטיסים: שם, "מכירות חודשיות ממוצעות" ורמת האיוש "עובדים" ו"מנהלים".

אם במבנה שנבחר אין אף סניף, במקום הטבלה מופיע הכרטיס אין סניפים במבנה זה עם הכפתור פתח הגדרות: את הסניפים ואת המבנה האידיאלי מגדירים באזור "מנהל מערכת".

• מי נספר. רק עובדים בתפקידים שבשימוש בסידור העובדים או בלוח זמנים של מנהלים; תפקידים מחוץ לשני הלוחות אינם נכנסים ל-PPR.
• מי מנהל. עובד בתפקיד עם "בשימוש בלוח זמנים של מנהלים". השאר נכללים בצוות העובדים.
• מאיפה האידיאל. מהמדרגה של המבנה האידיאלי שאליה משויך הסניף.
• חלוקה. המתלמדים — בשורה נפרדת "מתלמד", השאר — לפי התפקיד שלהם; כל אדם נספר פעם אחת. מי נחשב מתלמד — ראו הקטע "הגדרות PPR".
• האידיאל לפי תפקיד הוא מינימום: החלק של התפקיד × מספר כל צוות העובדים (כולל המתלמדים), מעוגל כלפי מעלה; כך גם ל"מתלמד". לדוגמה, 10 % מ-33 אנשים — לפחות 4.
• הבפועל לפי תפקידים ניהוליים — ללא מתלמדים.
• קבוצות סניפים. מספרי האנשים מסתכמים. האידיאל באנשים מסתכם רק לפי הסניפים שמדרגה מתאימה להם, והבפועל — לפי הצוות כולו. החלק "אידיאלי" בתרשים הוא החלקים שהוגדרו לסניפים האלה, משוקללים לפי גודל הצוותים שלהם: סניפים ללא תקן אינם מדללים אותו.
• רמת האיוש בטלפון. "מנהלים" — החלק של התפקידים הניהוליים שבהם הבפועל אינו נמוך מהתקן. "עובדים" — מספר חברי הצוות ביחס למספר האידיאלי: השעות המומלצות לשבוע מהלשונית "פריסה", חלקי 40. לקבוצה — הממוצע לפי הסניפים.

תמונת מצב.

• כל עוד החודש נמשך, ה-PPR מחושב בזמן אמת.
• לאחר סיום החודש נשמרת תמונת מצב: הרכב הצוות, התקנים של המדרגה, התפקידים והסטטוס "מתלמד" של העובדים וההסמכות שבתוקף. מכאן והלאה החודש מוצג לפי תמונת המצב, גם אם הצוות השתנה.
• תמונת המצב נוצרת אוטומטית ב-1 בחודש הבא. אם היא נוצרה מאוחר יותר, ליד החודש שנבחר מופיע הסימון "תמונת מצב שנלקחה בדיעבד".
• גם האישור הראשון יוצר תמונת מצב — עם הנתונים ברגע הלחיצה; התאריך "נכון לתאריך" נרשם לצידה כסימון. אם מאשרים את החודש הנוכחי לפני סיומו, תמונת המצב נוצרת מייד, ותמונת המצב האוטומטית של ה-1 בחודש כבר לא נוצרת עבור החודש הזה (ביטול האישור אינו מוחק את תמונת המצב).
• אם לחודש הקודם אין תמונת מצב ("ללא תמונת מצב"), תפקיד עם רמת אישור יכול ליצור אותה בעצמו בכפתור יצירת תמונת מצב; ליד חודש כזה מופיע הסימון "תמונת המצב נלקחה ידנית".
• סטטוסי HR, הערות ופעולות אינם נכללים בתמונת המצב — אותם סוגרים האישור או חלון העריכה.

היסטוריית החודשים. כשנבחר סניף אחד, החודש נבחר מהרשימה היסטוריית חודשים: החודשים השמורים והחודש הנוכחי, עם הסימונים "החודש הנוכחי", "תמונת מצב", "ללא תמונת מצב", "מאושר". בקבוצה מדפדפים בין החודשים בחצים. לתגית החודש יש רמז מי אישר: הרמות, השמות, התאריכים "נכון לתאריך" ושעת יצירת תמונת המצב.

הכפתורים אישור PPR ✓ וביטול אישור PPR ✕ זמינים לתפקידים שהוגדרה להם "רמת אישור PPR". שניהם פותחים את החלון בחר סניפים, כמו בדוח השעות: חיפוש, תיבות סימון, בחר הכל ואיפוס; ליד סניפים שאינם זמינים מצוינת הסיבה. באישור בוחרים את התאריך נכון לתאריך (בתוך החודש, לא מאוחר מהיום), ואפשר להשאיר הערה. הסניפים מטופלים אחד-אחד; את אלה שנכשלו החלון יפרט.

כללי הרמות — כמו בדוח השעות.

• האישור ניתן ברמה של התפקיד שלכם.
• אם כבר אישרו ברמה גבוהה יותר, תראו "אושר ברמה גבוהה יותר".
• אישור חוזר ברמה שלכם רק מקדם את התאריך "נכון לתאריך".
• הביטול מסיר את החתימה העליונה מבין אלה שאינן מעל הרמה שלכם; ביטול נוסף מסיר את החתימה הבאה מתחתיה.

התראות. את "ה-PPR של החודש אושר" ואת "אישור ה-PPR של החודש בוטל" מקבלים עורכי ה-PPR של הסניף וכל הרמות שמעל. מי שלחץ על הכפתור אינו מקבל את ההתראה.

אפשר לשנות סטטוסי HR, הערות, פעולות והסמכות רק כשכל התנאים מתקיימים:

• לתפקיד יש יכול לערוך PPR;
• החודש לא אושר באף רמה;
• לא נסגר החלון שהוגדר בקטע "הגדרות PPR": החודש הנוכחי — עד היום שהוגדר (כברירת מחדל עד סוף החודש), החודש הקודם — עד היום שהוגדר בחודש הבא (כברירת מחדל נסגר מייד), חודשים מוקדמים יותר — אף פעם.

אם העריכה סגורה, בעמוד הסניף מופיע פס עם הסיבה (למשל, "החודש אושר, העריכה סגורה"), וכפתורי העריכה מוסתרים. הנתונים נשארים גלויים.

העמוד נפתח מהטבלה "מבנה" או בכפתור פתיחת PPR של המסעדה. בכותרת: סניף (בהחלפת הסניף החודש נשמר), חזרה לסקירה, החודש ותגית המצב, יצירת תמונת מצב, ✓ ו-✕ — לסניף הזה בלבד — והורד. אפשר לעבור גם לחודש הבא, המסומן "עתידי": בו ממלאים מראש סטטוסי HR, הערות ותוכנית פעולה; חודש עתידי אפשר לאשר כשהוא מתחיל. לשוניות: סקירה כללית, הסמכות ותוכנית פעולה.

נתוני העמוד מתרעננים אחרי כל שינוי, במעבר בין לשוניות ובחזרה לחלון; שינויים שנעשו בלשונית אחרת של הדפדפן (למשל בקטלוג ההסמכות) נמשכים מעצמם. אם לא ניתן לרענן את הנתונים, מעל הלשוניות מופיע לא ניתן לרענן את הנתונים עם הכפתור נסה שוב — עד אז מוצגים הנתונים האחרונים שנטענו.

אותם שני תרשימים כמו בסקירה, והטבלה עובדים, המחולקת לצוות מנהלים ולצוות סוגרים. העמודות:

• שם — עם הסימונים "בהכשרה", "NSO", "עובד אוניברסלי" (רק לעובדים ורק במצב "פשוטה"), "מדריך", "אין כרטיס עובד";
• תפקיד ובחברה מאז;
• סטטוס HR, הערה ופעולות מתוכננות;
• הסמכות — בשני המצבים.

בטבלה תמיד הצוות הנוכחי של הסניף; הסטטוסים, ההערה והפעולות מוצגים אלה שחלים בחודש שנבחר. לחיצה על השורה או על החץ בסופה פותחת את חלונית העובד.

עמודות. הסמל עמודות בפינת כותרת הטבלה פותח את רשימת העמודות: תיבת הסימון מסתירה עמודה, והחצים מזיזים אותה. "שם" תמיד ראשונה. הבחירה נשמרת רק עבורך, בדפדפן הזה; איפוס מחזיר את התצוגה המקורית. כשהגרפים נגללים למעלה, כותרת הטבלה נעצרת מתחת ללשוניות, והשורות נגללות מתחתיה.

סטטוס HR. לעובד יכול להיות רק סטטוס אחד בחודש. לחיצה על התא פותחת את רשימת הסטטוסים המתאימים: בחירת סטטוס אחר מחליפה את הנוכחי, וללא סטטוס מסיר אותו. לסטטוס שנבחר יש השדה הערה לסטטוס, ואם הסטטוס דורש זאת — גם תאריך מפתח. הסמל ↩ פירושו שהסטטוס הועבר מהחודש הקודם. אם מחליפים או מסירים סטטוס שעובר לחודשים הבאים, הוא ייעלם מהחודש הנוכחי, ובחודשים הקודמים יישאר. אם לחודש הבא כבר הוצב סטטוס מראש, הסטטוס המועבר ייעצר לפניו. אם בחודש שנשמר קודם יש לעובד כמה סטטוסים, הרשימה תציע לבחור איזה להשאיר.

הערה. לכל חודש הערה משלו, והיא אינה עוברת לחודש הבא. נשמרת מעצמה; הכפתור הערות מחודשים קודמים מציג את הקודמות.

חלונית העובד מרכזת הכול במקום אחד: סטטוסים, הערה, "פעולות מתוכננות" והסמכות עם היסטוריית ההענקה.

המטריצה. השורות — עובדים (המתג "עובדים" / "מנהלים" בוחר את הקבוצה), העמודות — ההסמכות הפעילות בקטלוג: קודם הסמכות המשרות, אחריהן הסמכות התפקידים. הלשונית קיימת בשני המצבים. צבע התא מציג את המצב: "בתוקף", "עומדת לפוג", "פגה"; בתא תאריך הסיום, ✓ — הסמכה ללא תפוגה. מספר האנשים, "היום: <תאריך>" וצבעי המצבים — בתא הפינתי העליון של המטריצה; בזמן הגלילה כותרת המטריצה נשארת מתחת ללשוניות.

• לחיצה על תא ריק פותחת הענקה: תאריך ההסמכה, בתוקף עד (ממולא לפי תוקף ההסמכה) ומי אישר.
• לחיצה על הסמכה שהוענקה — חידוש או שלילה. בהסמכה שפג תוקפה החלון מציע מיד תקופה חדשה — מהיום; הסמכה בתוקף נפתחת עם התאריכים שלה.
• סמנו כמה אנשים ולחצו "הענקה למסומנים (N)" כדי להעניק לכולם בבת אחת.
• מעל המטריצה שורה אחת: "עובדים" / "מנהלים" עם מספר האנשים, חיפוש, תפקיד, "פגות בימים הקרובים" ו"הענקה למסומנים". אם הכפתור אינו פעיל, הסיבה מופיעה בתיאור הכלי שלו (בטלפון — בשורה מתחת לכפתור).

תא ריק ללא "+" פירושו שאת ההסמכה הזאת אי אפשר להעניק לתפקיד של העובד. עובד שכבר מחזיק בהסמכה שומר עליה ויכול לחדש אותה. אם למישהו יש הסמכה של הקבוצה האחרת (למשל, למנהל — הסמכה לעמדות של עובדים), העמודה שלה מופיעה גם בצד שלו: שם אפשר לחדש או לשלול אותה, אך לא להעניק אותה לקבוצה הזאת. הסמכות שבארכיון אינן מופיעות במטריצה, אך אלה שהוענקו נשארות אצל העובדים. על תפוגת הסמכה הפעמון מזכיר לעורכי ה-PPR של הסניף הראשי של העובד.

קטלוג ריק. כל עוד אין בקטלוג אף הסמכה, הלשונית מציגה במקום המטריצה והשורה שמעליה כרטיס אפור, עדיין אין הסמכות. מנהל המערכת ממלא את הקטלוג ישירות ממנו: הוספת הסמכה פותחת את אותו חלון כמו בהגדרות ה-PPR (בהתחלה נבחרת הגישה "למיקומים", ואפשר לבחור במקומה "לתפקידים"), ויצירה לפי המיקומים, לאחר אישור, יוצרת הסמכה אחת ללא תפוגה לכל מיקום הדורש הסמכה ואינה מעניקה דבר לאף אחד. לאחר סגירת החלון המטריצה מופיעה בלשונית. שאר המשתמשים רואים בכרטיס שאת ההסמכות מגדיר מנהל המערכת. בחודש סגור אין כפתורים.

הכרטיס מופיע במקום המטריצה גם במקרים ריקים אחרים: כל ההסמכות בארכיון, אין אנשים בקבוצה שנבחרה (כפתור בכרטיס עובר לקבוצה השנייה) או אין הסמכות לקבוצה זו. מעליו נשאר רק המתג "עובדים" / "מנהלים".

פעולה מוסיפים בחלונית העובד: פעולה, פרטים, מועד יעד ואחראי. סטטוסי הפעולה: "מתוכנן", "בביצוע", "בוצע", "בוטל".

• פעולה שלא נסגרה עוברת לחודשים הבאים עם התגית "הועבר מחודש …", עד שסוגרים אותה.
• פעולה שחלף מועדה מסומנת בתאריך אדום ובתגית "באיחור".
• כשעובד עובר מסניף אחר, הפעולות הפתוחות שלו עוברות יחד איתו, עם התגית "נוצר בסניף …".

הלשונית תוכנית פעולה — כל הפעולות של הסניף לחודש בטבלה אחת. מסננים: סטטוס, עובד, רק באיחור, כולל עובדים שעזבו. סמנו כמה שורות וסגרו אותן בבת אחת בכפתור סימון כבוצע (N).

תזכורות על מועד היעד מגיעות לפעמון מראש, לפי מספר הימים שהוגדר ב"תזכורת מראש, ימים". מקבלים אותן עורכי ה-PPR של הסניף, יוצר הפעולה והאחראי עליה.

כל עוד אין בחודש אף פעולה, במקום הטבלה מופיע הכרטיס אין פעולות עם הכפתור לצוות: פעולות מוסיפים בלשונית "סקירה כללית". מעל הכרטיס נשאר רק כולל עובדים שעזבו — הוא יכול להחזיר פעולות של עובדים שעזבו.

הורד שומר את הקובץ PPR_<סניף>_<חודש>.xlsx. יש בו גיליון אחד, והבלוקים מסודרים מלמעלה למטה:

1. "מבנה מנהלים";
2. "מבנה עובדים" — לפי תפקידים ו"מתלמד"; בשורה "סך הכול" העמודה "+ / -" מציגה רק את החוסר;
3. "הסמכות" — מקרא, אם יש מה להציג;
4. "צוות מנהלים" ו"צוות סוגרים" — טבלה אחת לכל קבוצה: תפקיד, שם משרה, סטטוס HR והערה, אחריהם — עמודה לכל הסמכה שאפשר להעניק למישהו בקבוצה או שכבר יש למישהו בה, ובסוף השורה — "תוכנית פעולה": "פעולה", "סטטוס", "מועד יעד" ו"הועבר מחודש". כל המידע על העובד — בשורה אחת.

כמה פעולות מופיעות בתא בשורות ממוספרות, באותו סדר בכל ארבע העמודות. מועד יעד שחלף מסומן באדום ובמילה "באיחור".

בתא ההסמכה — חודש ושנת התפוגה ("חח.שש") על צבע המצב, ✓ — ללא תפוגה, תא אפור — את ההסמכה אי אפשר להעניק לתפקיד של העובד, תא ריק — אין הסמכה. שמות ההסמכות בכותרת מסובבים ונשברים בין מילים.

סידור עבודה (לוח העובדים)

תוכנית משמרות שבועית של העובדים מן השורה לפי משרות. סטטוסים: טיוטה ← נשלח ← אושר.

לוח המנהלים

תוכנית משמרות חודשית של המנהלים, הנבנית מסוגי משמרות (פרק 07).

משרה

עמדת עבודה בסידור ("קופה", "מטבח"), מוגדרת ב"פריסה".

המלצה

מספר האנשים שחישבה המערכת לכל משרה בכל חצי שעה — מתחזית ההכנסה וממדרגות המשרה.

דיוק

אחוז ההתאמה של הלוח המשובץ להמלצה. הסף לאישור נקבע בהגדרות.

משמרת בפועל

זמן העבודה האמיתי: החתמות כניסה ויציאה עם היסטוריית תיקונים וסטטוס אישור.

דוח שעות

ריכוז שעות העבודה בפועל לתקופה, עם אישור רב-שלבי וסגירת עריכה.

העדפות

בקשות העובדים לגבי זמני העבודה הרצויים; השיבוץ האוטומטי מתחשב בהן היכן שאפשר.

קונספט סניף

פורמט הסניף; המפתח שלפיו נבחרים משרות, סוגי משמרות והמבנה האידיאלי.

ערוץ הזמנה

מקור הכנסה (אולם, משלוחים, חלון רכב). לפי הערוצים מתחלקת הכנסת היום ומתרחבות המשרות.

שם משרה

שם התפקיד של העובד במערכת כוח האדם; מקושר לתפקידי ProSchedule בחלון "שמות משרות".

תפקיד

מערך הרשאות ופרמטרי השתתפות בסידורים; מוקצה לכל עובד (פרק 04).

בהכשרה / NSO

סטטוסי מתלמד: מתלמד רגיל ומתלמד פתיחת סניף חדש. בלעדיים הדדית; מוגדרים ב"פרמטרי הצוות".

SPMH / TPLH

מכירות (עסקאות) לשעת אדם — מדדי פרודוקטיביות בלוחות המחוונים.

COL

Cost of Labor — עלות העבודה: שעות × תעריף × מקדמים, בהשוואה להכנסה.

PPR

הדוח "PPR - סקירת מבנה הצוות": הרכב הצוות של הסניפים מול המבנה האידיאלי, סטטוסי HR, תוכנית הפעולה וההסמכות של העובדים. החודש מקובע בתמונת מצב ומאושר בשלוש רמות.

סטטוס HR

סימון לגבי עובד ב-PPR ("עובד חדש", "בסיכון לעזיבה"…) מתוך המאגר "סטטוסי HR". לעובד יש לכל היותר סטטוס אחד בחודש; הוא יכול לעבור לחודשים הבאים ולשאת תאריך מפתח.

תמונת מצב של החודש

המצב השמור של ה-PPR של הסניף עבור חודש שחלף: הרכב הצוות, התקנים והסטטוסים של העובדים. נוצרת אוטומטית, באישור או ידנית.

הסמכה

מיומנות מאושרת של העובד: מתירה עבודה במשרות או פותחת תפקידים. ללא תפוגה או עם תוקף מוגבל.

מדריך

עובד בתפקיד עם "יכול להכשיר עובדים" במצב "לפי הסמכות" כשמופעל "במיקום ללא הסמכה רק עם מדריך": המשמרת שלו מכסה משמרות הכשרה באותה משרה.

עובד אוניברסלי

מתג בכרטיס במצב "פשוטה": העובד מתאים לכל משרה. לעובדים בלבד, לא למנהלים.

מגבלת שעות קשיחה

תקרה של שעות העובד בתשלום ליום, לשבוע או לחודש (שלושה מתגים ב"נוכחות וזמן"); מעבר לה שעות אינן נרשמות ואינן מתוכננות.

לוח שנה חלופי

חודש שנשמר בלשונית "סופי שבוע וחגים" כשמחובר לוח שנה חיצוני; חל כשהמקור החיצוני אינו זמין.